Instruktører, holdledere & ansvarlige¶
Instruktører og holdledere har ofte en række opgaver i en forening. Fælles for instruktører og holdledere er, at de ofte skal have adgang til et udsnit af den samlede mængde af medlemmer, og det kan ForeningLet hjælpe med at styre.
Bemærk
I det følgende bruges kun ordet instruktør, men det dækker over alle typer af personer, som har én eller anden form for ansvar overfor et udsnit af foreningens medlemmer. Så når ordet instruktør bruges, så kunne det ligeså godt dække over følgende: holdleder, lokalanvarlig, lokalformand og lignende.
Eksempler på anvendelse¶
Her følger nogle eksempler på opgaver, som ForeningLet kan løse:
- Holdleder for et hold
Jens Jensen er holdleder for et ungdomshold i en idrætsforening. Jens opretter holdkampe i ForeningLet, og er blevet tildelt adgang til lige præcis de spillere, som er relevante for hans aldersgruppe. Dvs. Jens kan ikke se medlemmerne i de andre aldersgrupper. Forældrene kan via ForeningLet app’en - eller via en browser - stille deres børn til rådighed til de forskellige holdkampe, hvorefter Jens på et tidspunkt udtager holdet til den enkelte holdkamp.
Inde på selve holdkampen kan forældrene i et kommentarspor aftale kørsel eller andre praktiske opgaver i forbindelse med holdkampen.
Jens kan kommunikere ud til spillerne på holdet via mail, SMS og/eller app.
- Instruktør for et hold
Peter Petersen er instruktør for et hold i et fitnesscenter. Peter har fået adgang til at oprette de forskellige træningspas i ForeningLet. Det kan han nemt gøre, da der er en funktion til at kopiere et træningspas x antal uger frem.
Medlemmerne til- og afmelder sig de enkelte træningspas fra gang til gang enten via app eller browser, og Peter har sat venteliste på alle træningspas, så medlemmerne kan tilmelde sig venteliste, hvis holdet bliver fyldt. ForeningLet sender automatisk besked til den næste på venteliste via mail, SMS og/eller app, hvis der bliver en ledig plads. Peter kan også kommunikere til medlemmerne på holdet via mail, SMS og/eller app.
- Ansvarlig for en lokalafdeling
Søren Sørensen er ansvarlig for en lokalafdeling i en landsdækkende forening eller organisation.
Søren har fået adgang til lige præcis de medlemmer, som er i den lokalafdeling Søren har ansvaret for. Søren kan således ikke se medlemmerne i de andre lokalafdelinger.
Søren kan se og rette medlemsdata på medlemmerne i lokalafdelingen. Systemet kan dog også sættes op til at Søren kun kan se medlemsdata, og ikke rette i medlemsdata.
Søren kan kommunikere til medlemmerne i lokalafdelingen via mail, SMS og/eller app.
Søren kan oprette arrangementer/møder i lokalafdelingen, som kun lokalafdelingens medlemmer kan se og tilmelde sig, og Søren kan åbne op for at medlemmerne kan kommentere på arrangementer/møder.
Funktioner¶
Her nævnes nogle af de funktioner, som kan anvendes af instruktører:
Adgang til et udsnit af foreningens medlemmer.
Kommunikere til en gruppe af medlemmer - fx via mail, sms og/eller app.
Afkrydse fremmødte deltagere til et hold/træning.
Oprette træningspas som medlemmerne kan tilmelde sig.
Oprette holdkampe som medlemmerne kan tilmelde sig eller stille sig til rådighed på, hvorefter instruktøren udtager/sætter holdet.
Tidsregistere timer i forbindelse med undervisning.
Medlemmerne kan kommunikere/kommentere på fx en holdkamp eller anden aktivitet, og kan på den måde aftale fx kørsel eller andre praktiske opgaver i forbindelse med fx en holdkamp eller lignende.
Begrænset adgang¶
En instruktør kan nøjes med at få adgang til lige præcis de medlemmer, som er relevante for instruktøren. I ForeningLet kaldes dette for et område.
Et område kan sammenlignes med en »klub i klubben«. Et område er med andre ord et udsnit af foreningens medlemmer, som en instruktør tildeles adgang til.
Instruktøren vil kun kunne se lige præcis de funktioner, som instruktøren er blevet tildelt adgang til, og dermed skal instruktøren ikke forholde sig til alle de funktioner/menupunkter der er i ForeningLet, når man har adgang til det meste af systemet, som tilfældet typisk er med foreningens kasserer/formand/sekræter og/eller udvalgte bestyrelsesmedlemmer.
Giv adgang til instruktører¶
Bemærk
Hvis instruktøren skal have adgang til afkrydsning og tidsregistrering, så læs mere her: Online afkrydsning og her Tidsregistrering.
En person fra foreningen med adgang til administrationsdelen i ForeningLet kan tildele adgang til foreningens instruktører.
Det gøres i følgende tre trin fra administrationsdelen af ForeningLet:
- Aktiver funktionen »Medlemsliste til instruktører«
Først skal funktionen »Medlemsliste til instruktører« aktiveres. Det gøres under »Opsætning -> Medlemsportal -> Vælg moduler«, hvor der sættes hak i »Medlemsliste til instruktører« og gemmes.
- Opret område
Dernæst skal der oprettes ét eller flere områder. Det gøres via »Opsætning -> Medlemsportal -> Områder & adgange« hvor der klikkes på den blå knap »Opret område«. Nu vælges hvilke aktiviteter og/eller medlemsudtræk området skal bestå af.
Hvis man fx har en ungdomsafdeling og en seniorafdeling i foreningen, så opretter man to områder kaldet henholdsvis »Ungdomsafdeling« og »Seniorafdeling«, og vælger du aktiviteter og/eller medlemsudtræk, som matcher henholdsvis ungdomsafdeling og seniorafdeling.
- Giv en instruktør adgang.
Hvis instruktøren ikke er oprettet i medlemslisten, så start med at opret instruktøren. Det gøres via »Medlemmer -> Opret nyt medlem«, hvor der som minimum udfyldes navn og mail-adresse. Tryk »Gem«.
Gå derefter ind på stamdata for instruktøren og vælg fanebladet »Handlinger« oppe til højre. Klik nu på den blå knap »Vis rettigheder« og klik så på »Rediger« ude til højre ud for det område, som instruktøren skal have adgang til. Nu kan rettigheder for det pågældende område til- og fravælges.
Rettighederne som kan til- og fravælges er som følger:
Adgang til medlemmer i område: Dvs. instruktøren kan se medlemsdata, såsom navn med mere.
Kan oprette aktiviteter: Dvs. instruktøren kan oprettte fx træningspas, holdkampe og lignende.
Kan oprette betalingsaktiviteter: Sammen som ovenfor, men med betaling. Det kræver at dankortmodulet er tilvalgt før dette virker.
Kan kommunikere via email, app og SMS: Dvs. instruktøren kan sende beskeder ud til fx alle medlemmerne i området, eller blot de medlemmer som har tilmeldt sig en bestemt aktivitet.
Send guide til instruktører¶
Når instruktører er blevet oprettet som beskrevet ovenfor, så henvis dem evt. til dette menupunkt: Guide til instruktører, holdledere & ansvarlige
Kopier fx linket i browseren og send linket til instruktørerne via fx en mail. Det kræver naturligvis at de ved hvordan de logger ind på systemet. Hvis de ikke ved dette, så følg guiden nedenfor.
I administrationsdelen af ForeningLet findes der en system-tekst man kan tage udgangspunkt i. Denne system-tekst kan tilrettes og udsendes til instruktørerne via fx mail.
System-teksten indeholder link til medlemsportal og fletter instruktørernes brugernavn (mail-adresse) og kodeord ind i mailen.
Sådan udsendes guide til instruktørerne fra administrationsdelen af ForeningLet:
Vælg »Kommunikation -> Tekst-skabeloner«.
Klik på den blå knap »Opret ny tekst-skabelon«.
I feltet »Tag udgangspunkt i en system-tekst« vælges »Login til medlemsportal for instruktører«.
Nu udfylder systemet selv emne-felt og brødtekst.
Tilret evt. emne-felt og brødtekst efter behov.
Klik på »Gem tekst-skabelon« nede til højre.
Vælg »Kommunikation -> Emails og breve til medlemmerne«.
Klik på den blå knap »Opret ny email«.
Vælg nu den aktivitet som indholder alle instruktørerne. Hvis der ikke er oprettet en aktivitet til dette formål, så opret en aktivitet via »Aktiviteter -> Opret ny aktivitet« og tilknyt efterfølgende alle instruktørerne til denne aktivitet. Hvis der er mange instruktører, så brug funktionen »Tilføj/kopier/fjern deltagere« ude til højre i aktivitetslisten ud for den netop oprettede aktivitet, da man dermed nemt kan sætte »hak« ud for alle instruktørerne.
Klik på den blå knap »Videre« nede til højre.
I feltet »Tekst-skabelon« vælges nu den tekst-skabelon som blev oprettet tidligere.
Nu udfylder systemet selv emne-felt og brød-tekst.
Klik på den blå knap »Udsend til x medlemmer« nede til højre.