Sæsoner¶
Bemærk
Hvis medlemskabet af jeres forening fornys år efter år uden at medlemmet skal gøre noget, så skal I ikke anvende sæsoner.
Sæsoner giver mulighed for at kopiere alle (eller udvalgte) hold til en ny sæson med nulstilling af hver enkelt hold, så nye og eksisterende medlemmer kan tilmelde sig på ny. Det er særligt velegnet til fx gymnastikforeninger, svømmeklubber og lignende hvor medlemmerne aktivt skal ind og tilmelde sig ved sæsonstart.
Aktivering af modul¶
Klik på jeres forenings navn oppe i venstre hjørne. Her skal der sættes hak i »Sæsonmodul« under »Tillægsmoduler«. Tryk »Gem« i bunden af siden, hvorefter sæsoner bliver synligt rundt omkring i systemet.
Det første man skal gøre er at oprette en sæson. Det gøres under »Opsætning -> Sæsoner -> Sæsonliste« hvor der klikkes på »Opret ny sæson«.
Tilknytning af aktiviteter (hold) til sæson¶
Når sæsonen er oprettet så kan man efterfølgende tilknytte en afdeling (dvs. en liste af aktiviteter) til sæsonen. Det gøres ved at klikke sig ind på detaljer for en afdeling under »Opsætning -> Forening -> Afdelinger« og så vælge sæsonen.
Når sæsonen på et senere tidspunkt skal fornys, så vil systemet lave en kopi af alle de hold som tilhører afdelingen, og alle de nye hold vil ikke have nogle deltagere tilknyttet.
Forny sæson¶
I slutningen af en sæson er det tid til at oprette den nye sæson. Det gøres ved at vælge »Opsætning -> Sæsoner -> Sæsonliste« og så klikke på ikonet ude til højre i kolonnen »Forny« ud for den sæson som skal fornys - det vil som regel altid være den nuværende sæson, som skal fornys.
Nu skal man give sæsonen et nyt navn og en ny periode og så trykke på »Gem sæson«. Herefter vil systemet kopiere alle de aktiviteter (hold) som tilhører de afdelinger der er tilknyttet til en sæson.
Når den gamle sæson er slut og mere end 30 dage gammel, så bliver holdene for den sæson automatisk arkiveret i aktivitetslisten. Man kan altid finde holdene frem igen, hvis man vil kigge på holdene igen.
Rabatordninger & fri tilmelding¶
Der kan oprettes særlige rabatordninger i forbindelse med en sæson. Der kan oprettes rabatter både til medlemmerne og særlige rabatter til fx instruktører og bestyrelsesmedlemmer.
Hvis man er en flerstrenget forening med eksempelvis gymnastisk, svømning, badminton, fitness, etc., kan rabatterne oprettes så de gælder per afdeling.
- Rabat til medlemmer
Det første hold et medlem tilmelder sig vil altid koste den fulde pris, som er anført på holdet. Tilmelding til hold nr. 2, 3, etc. kan tilknyttes en rabat på enten et fast beløb eller en procentsats af den fulde beløb. Og rabatstørrelsen kan varieres på tilmelding til hold nr. 2, 3, etc., således at rabat på tilmelding til 2. hold fx er 200 kr. (eller fx 10%), mens tilmelding til hold nr. 3 udløser en rabat på fx 400 kr. (eller fx 20%). Rabatter sættes op under den enkelte sæson via »Opsætning -> Sæsoner -> Sæsonliste & sæsonfornyelse«.
- Fri tilmelding for instruktører og/eller bestyrelsesmedlemmer
Der er muligt at sætte fri tilmelding op på hold for udvalgte grupper. Det kan fx være instruktører og/eller bestyrelsesmedlemmer. Det gøres ved at oprette en aktivitet - fx ved navn »Instruktører svømning« og så tilføjer man alle svømmeinstruktørerne til denne aktivitet. Herefter kontakter man ForeningLet og beder om at denne aktivitet skal give fri tilmelding. Hvis man anvender afdelinger, så kan den fri tilmelding sættes op til at gælde på tværs af alle afdelinger, eller kun specifikt inden for én afdeling - fx svømning, gymnastik eller badminton, etc.