Grundlæggende opsætning

Afdelinger & aktiviteter

Så snart foreningen er oprettet, skal man tage stilling til, hvordan foreningen skal struktureres. Dvs. hvordan skal medlemmerne fordeles i forskellige hold, kontingentgrupper, træninger, etc.

Aktiviteter

De fleste foreninger har en række forskellige hold eller kontingentgrupper, som medlemmerne placeres i. I ForeningLet er alle disse ting samlet under et begreb som kaldes aktivitet. En aktivitet kan altså dække over følgende:

  • Medlemstype

  • Hold

  • Træning

  • Kontingent

  • Arrangement

Til en aktivitet kan man tilknytte en pris, således at man kan opkræve medlemmerne for de aktiviteter, som de er tilmeldt. Når man danner opkrævninger i systemet, er der mulighed for at opkræve mange aktiviteter på én gang, hvilket betyder, at medlemmerne bliver opkrævet et beløb svarende til de aktiviteter, medlemmerne er tilmeldt, hvilket kan være individuelle beløb på tværs af aktiviteter.

Eksempler på aktiviteter i forskellige typer foreninger:

Foreningstype

Eksempel på aktiviteter

Idrætsforening

  • Badminton nybegyndere

  • Badminton øvede

  • Håndbold nybegyndere

  • Håndbold øvede

Landsforening

  • Enkeltmedlem

  • Familemedlemsskab

  • Studerende

Fitnesscenter

  • Månedskontingent, PBS

  • Månedskontingent, Kontant

  • Årskontingent, PBS

Antenneforening

  • Kontingent, grundpakke

  • Kontingent, stor pakke

  • Programafgift

  • Copydan

  • Tilslutningsafgift

Pris på aktivitet

Prisen på en aktivitet kan sættes/beregnes på flere forskellige måder:

Fast pris

Fx 100 kr. for alle som er tilmeldt aktiviteten.

Standardpris

Hvis man har mange aktiviteter som koster det samme, så kan man definere såkaldte standardpriser, og hvis denne pris ændrer sig, så skal man kun rette prisen ét sted - nemlig standardprisen - og så slår det igennem på alle de aktiviteter som benytter denne standardpris.

Baseret på alder

Pris kan baseres på medlemmets alder - fx 0-18 år betaler 100 kr., men 19-100 år betaler 150 kr. Denne funktion betyder, at man ikke behøver at flytte en masse medlemmer manuelt mellem forskellige prisgrupper, da systemet selv kan beregne den korrekte pris udfra medlemmets alder.

Baseret på skæringsdatoer

Pris kan baseres på bestemte datoer, således at man fx betaler halv pris efter en given dato. Hvis normalprisen fx er 500 kr. om året og man ønsker at prisen skal halveres fx 1. juli, så skriver man følgende: 01-01: 500, 01-07: 250.

Baseret på opkrævningsskabelon

Hvis pris baseres på en opkrævningsskabelon, så er det muligt at indstille de enkelte linjer på opkrævningsskabelonen ifm. online tilmelding, således at medlemmet har nogle ekstra muligheder under tilmeldingen. Det kan fx være muligheden for at angive et bestemt antal gæster, som skal deltage i et arrangement, eller valget mellem nogle forskellige størrelser t-shirts.

Ikke-medlem

Hvis man fx afholder kurser, og ikke-medlemmer kan tilmelde sig disse kurser, så kan man definere en pris for ikke-medlemmer, som fx er højere end prisen for medlemmer. Denne pris indtastes under »Online tilmelding« for den pågældende aktivitet.

Afdelinger

Aktiviteter er grupperet under afdelinger. Afdelinger er derfor en slags »overkategori«, som aktiviteter kan tilknyttes. I en idrætsforening kan man fx inddele aktiviteterne i følgende afdelinger:

  • Ungdomsafdelingen

  • Seniorafdelingen

  • Veteranafdelingen

  • Udvalg

Under hver afdeling oprettes efterfølgende de aktiviteter (hold/træninger/kontingenttyper), som medlemmerne kan tilknyttes.

I en flerstrenget idrætsforening kan man sætte navnet på idrætsgrenen foran afdelingsnavnet, som følgende eksempel viser:

  • Badminton - ungdomsafdelingen

  • Badminton - seniorafdelingen

  • Fodbold - ungdomsafdelingen

  • Fodbold - seniorafdelingen

  • Gymnastik - ungdomsafdelingen

  • Gymnastik - seniorafdelingen

Oprettelse af afdeling

En afdeling oprettes ved at klikke på »Aktiviteter & afdelinger -> Opret ny afdeling«, når man er logget ind.

Oprettelse af aktivitet

En aktivitet oprettes ved at klikke på »Aktiviteter & afdelinger -> Opret ny aktivitet«, når man er logget ind.

Medlemskaber

Et medlemskab er en aktivitet af typen »Medlemskab«. Der findes 2 typer aktiviteter:

Standard

Anvendes til hold, træninger, arrangementer, events og lignende.

Medlemskab

Kan anvendes til at styre kontingentopkrævning samt graduering af pris på medlemmer som indmeldes »skævt« i sæsonen.

Når man opretter en ny aktivitet (»Aktiviteter & afdelinger -> Opret ny aktivitet«), og vil bruge aktiviteten som et medlemskab, så vælg »Medlemskab« i feltet »Type« og tryk »Gem aktivitet«. Herefter dukker der 2 ekstra faneblade frem på detaljesiden for aktiviteten:

Fornyelsespolitik

Her angives hvor tit medlemskabet skal fornys - fx månedligt, kvartalsvis, halvårligt og årligt. Ved kvartalsvis, halvårlig og årlig fornyelse skal man også tage stilling til, om medlemskabet skal fornys i bestemte måneder i året, eller om det skal fornys i forhold til indmeldelsesdatoen.

Nye indmeldelser

Her angives om prisen på medlemskabet evt. skal gradueres i forhold til indmeldelsestidspunktet.

Eksempel: Et medlemskab opkræves kvartalsvis i januar, april, juli og oktober med 300 kr. per kvartal, og et medlem melder sig ind d. 15. februar - altså midt i et kvartal. Systemet kan så automatisk graduere prisen, så medlemmet opkræves for de 44 dage der er til næste opkrævning d. 1. april. Dvs. cirka 150 kr.

Hvis et medlem indmelder sig tæt på skæringsdatoen - fx hvis indmeldelsen foretages 20. marts og skæringsdatoen er 1. april - så kan systemet sættes op til at opkræve for de sidste 10 dage af kvartalet samt hele næste kvartal. Dvs. ca. 335 kr. Dette er særligt anvendeligt hvis man også anvender Betalingsservice fra Nets, hvor der er nogle tidsfrister for aflevering af opkrævninger til Nets, som man skal overholde.

Medlemmer

Helt centralt i enhver forening er naturligvis foreningens medlemmer. I ForeningLet findes der en række faste oplysninger, som kan knyttes til hvert medlem. De er blandt andet følgende:

  • Fornavn

  • Efternavn

  • Adresse

  • Adresse 2

  • Postnr.

  • By

  • Landekode

  • Emailadresse

  • Fastnetnr.

  • Mobilnr.

  • Køn

  • Fødselsdato

  • Indmeldelsesdato

  • Udmeldelsesdato

  • Opkrævningsmetode

  • EAN-nummer

Tyve ekstra medlemsfelter

Udover ovennævnte faste oplysninger kan foreningen frit selv definere op til 20 ekstra medlemsfelter, som tilknyttes hvert enkelt medlem. Disse tyve ekstra medlemsfelter kan foreningen navngive efter eget ønske, og foreningen kan også bestemme om felterne skal være indtastningsfelter, afkrydsningsfelter og dropdown-lister med foruddefinerede valgmuligheder. De tyve ekstra medlemsfelter kan konfigureres under “Opsætning -> Medlemmer -> Opsætning af medlemsfelter”.

De tyve ekstra medlemsfelter er primært tiltænkt informationer som varierer meget på tværs af medlemmerne. Det kunne fx være et medlemsnummer fra et gammelt medlemssystem. Hvis man ønsker at gruppere medlemmerne i forskellige hold eller medlemstyper, så er det bedre at anvende afdelinger og aktiviteter.

Import og oprettelse af medlemmer

Medlemmer kan oprettes i ForeningLet på 3 måder:

Manuel oprettelse

Ved manuel oprettelse er det en person med adgang til foreningen på ForeningLet, som opretter medlemmerne.

Manuel oprettelse af et medlem sker ved at klikke på “Medlemmer -> Opret nyt medlem”.

Import fra fil

Hvis foreningen har alle sine medlemmer liggende i en fil (fx et regneark), så kan medlemmerne automatisk importeres ind i ForeningLet. Foreningen kan selv gøre det - vi tilbyder også at gøre det.

Import fra fil sker ved at klikke på “Medlemmer -> Importer”. Herefter skal man vælge en fil på sin computer, som indeholder medlemsdata. Filen skal være i CSV-format eller Excel-format for at kunne importeres ind i ForeningLet. Hvis man ikke har mod på selv at prøve kræfter med at importere medlemmer ind i systemet, så udføres opgaven også af ForeningLet. Send blot et regneark (fx Excel) via email med alle foreningens medlemmer, og så sørger vi for at lægge data ind under jeres forening. Som oftest er det gratis at få lagt data ind. Hvis opgaven er kompleks kan der efter aftale opkræves et mindre beløb for denne ydelse.

Online tilmelding

Man kan opsætte en tilmeldingsformular på foreningens egen hjemmeside, hvor medlemmerne kan tilmelde sig, hvorefter de bliver oprettet direkte i ForeningLet.

Online tilmelding gennemgås i et selvstændigt afsnit (se indholdsfortegnelsen), hvorfor det ikke omtales yderligere her.

Brugere og adgange

Hvis I er flere om at administrere foreningen, så kan disse personer inviteres til systemet. Det gøres under “Opsætning -> Brugere -> Inviter nye brugere”. Her indtaster man blot mail-adressen på de personer som skal have adgang til administrationen af foreningen.

Man kan tildele brugerne forskellige rettigheder, således at der fx kun gives læse-adgang til medlemsdatabasen, mens alt andet er lukket af. Man kan også give læse-adgang til regnskabet, således at en revisor kan få adgang til regnskabstallene - dog uden at kunne ændre noget.

Rettigheder for de forskellige brugere styres under “Opsætning -> Brugere -> Brugerliste og adgange”.

Opkrævningsmuligheder

Hvordan skal man opkræve medlemmerne? Og hvordan skal de betale? Det er to centrale spørgsmål vedrørende opkrævninger.

Systemet understøtter følgende muligheder:

Opkrævningsmetode

Betalingsservice fra Nets

Dankort automatisk træk

Betaling via Dankort

Betaling via Visa/Mastercard

Email-opkrævninger

Betaling via kodelinje (+71)

Betaling via MobilePay Business

Betaling via MobilePay Online

Betaling via PayPal

Betaling via Netbank

EAN

Udskriver selv opkrævninger

Mulighederne er mange - og ForeningLet understøtter dem alle. I de følgende afsnit gennemgås de forskellige opkrævningsmetoder.

Begrebet opkrævningsmetode dækker over de måder, hvorpå foreningen kan opkræve sine medlemmer. Nogle foreninger foretrækker at opkræve via Betalingsservice (Nets), andre via Dankort og MobilePay, og igen andre via email eller udskrivning af opkrævninger, som afleveres personligt til hvert medlem eller sendes fysisk med posten.

Betalingsservice fra Nets

Nets (det tidligere PBS) tilbyder et produkt, som hedder Betalingsservice, som de fleste danskere er bekendt med. Med Betalingsservice får foreningen mulighed for automatisk at trække penge fra medlemmernes bankkonto, hvis medlemmet vel at mærke giver sin accept til dette. Det kan spare foreningen for mange timers arbejde i forhold til at skulle sende rykkere ud.

Betalingsservice fungerer på følgende vis: Første gang foreningen udsender opkrævninger fra ForeningLet via Betalingsservice, så modtager medlemmerne et indbetalingskort (FI-kort som Nets udsender) med beløbet til opkrævning. Medlemmerne får her mulighed for at tilmelde betalingen til Betalingsservice. Foreningen kan også sætte en tilmeldingsblanket op på sin hjemmeside, hvor medlemmet kan tilmelde sig Betalingsservice.

De medlemmer som tilmelder sig Betalingsservice vil automatisk blive trukket det beløb som foreningen opkræver. De medlemmer som ikke tilmelder sig Betalingsservice vil fortsat modtage indbetalingskort (FI-kort), hver gang foreningen udsender opkrævninger.

Når medlemmer begynder at indbetale de udsendte opkrævninger (eller automatisk bliver trukket), så vil Nets sende oplysninger om indbetalinger til ForeningLet, som automatisk vil opdatere debitorlisten i ForeningLet. Dermed skal foreningen ikke selv manuelt afstemme bankkontoen med debitorlisten i ForeningLet, hvilket kan spare foreningens kasserer for mange timers arbejde.

Integrationen fra ForeningLet til Nets kræver ikke chipkort, som ellers er typisk for konkurrerende foreningssystemer på markedet. Integrationen er med andre ord fuldautomatisk.

Dankort automatisk træk

Denne opkrævningsmetode minder om Betalingsservice fra Nets. Det foregår ved at medlemmet betaler den første opkrævning med sit Dankort (opkrævning udsendes via email eller sker via online tilmelding). Medlemmet giver samtidig foreningen lov til fremover automatisk at trække penge på medlemmets Dankort - ligesom man kender det fra Betalingsservice. Dermed vil fremtidige opkrævninger kunne trækkes automatisk fra medlemmets Dankort. Debitorlisten i ForeningLet bliver automatisk afstemt, når beløb trækkes fra medlemmernes Dankort.

Når et medlems Dankort er ved at udløbe, så sender systemet automatisk en mail til medlemmet en måned før udløb, hvor systemet beder medlemmer om at tilmelde sig med et nyt Dankort, således at det automatiske træk kan fortsætte på det nye Dankort.

Automatisk træk på via Dankort er naturligvis også en mulighed med de internationale kort såsom MasterCard og Visa. Det kræver blot en tillægsaftale også at kunne modtage de internationale kort.

EAN

ForeningLet understøtter udsendelse af opkrævninger via EAN, hvilket typisk er et krav, når man sender opkrævninger til det offentlige.

Email-opkrævninger

ForeningLet giver mulighed for at udsende opkrævninger via email til foreningens medlemmer. Det kræver naturligvis at foreningen kender medlemmernes email-adresser. Opkrævninger som udsendes via email kan betales på forskellig vis. ForeningLet understøtter følgende betalingsmuligheder, når opkrævninger udsendes via email:

  • Netbank

  • Dankort & udlandskort

  • MobilePay

  • PayPal

  • Kodelinje (+71)

I de følgende afsnit gennemgås de forskellige betalingsformer.

Betaling via Netbank

Foreningen angiver et registreringsnr. og kontonr. på opkrævningerne, som medlemmer anvender, når de via deres Netbank betaler opkrævningen. Foreningen skal efterfølgende selv holde øje med bankkontoen og manuelt afstemme debitorlisten i ForeningLet med indbetalingerne. Denne løsning er den billigste, men også den mest tidskrævende for foreningen.

Betaling via MobilePay Business

Foreningen angiver et mobilnr. på opkrævningerne, som medlemmer anvender, når de via deres MobilePay app på telefonen betaler opkrævningen. Foreningen skal efterfølgende selv holde øje med bankkontoen og manuelt afstemme debitorlisten i ForeningLet med indbetalingerne. Dette er en forholdsvis billig løsning, men også en forholdsvis tidskrævende løsning for foreningen.

Betaling via Dankort

Denne løsning giver medlemmerne mulighed for at betale opkrævningen med det samme via Dankort. I den opkrævning som udsendes via email kan medlemmet klikke på et link, som fører medlemmet over til en betalingsside, hvorfra opkrævningen kan betales med Dankort (og systemet kan sættes op til at medlemmet giver foreningen lov til at lave automatisk træk fremover). Opkrævningen bliver automatisk opdateret i ForeningLet, og foreningen skal således ikke selv ind i debitorlisten i ForeningLet og afstemme manuelt.

Denne løsning kræver at foreningen har en indløsningsaftale med Nets. Løsningen er dyrere end fx Netbank-løsningen, men sparer til gengæld foreningen for arbejdet med at afstemme bankkonto med debitorliste i ForeningLet. Hvis man ønsker at kunne lave automatisk træk fra medlemmerne Dankort, så skal man indgå en særskilt aftale med Nets vedrørende dette. Denne aftale koster dog ikke noget ekstra.

Betaling via MobilePay Online

Denne løsning giver medlemmerne mulighed for at betale opkrævningen med det samme via MobilePay på telefonen. I den opkrævning som udsendes via email kan medlemmet klikke på et link, som fører medlemmet over til en betalingsside, hvorfra opkrævningen kan betales med MobilePay. Opkrævningen bliver automatisk opdateret i ForeningLet, og foreningen skal således ikke selv ind i debitorlisten i ForeningLet og afstemme manuelt.

Denne løsning kræver at foreningen har en indløsningsaftale med Nets vedr. Dankort, og ellers har løsningen samme fordele som dankort-løsningen.

Forskelllen på MobilePay Online og MobilePay Business er primært, at indbetalinger afstemmes automatisk i MobilePay Online, mens de skal afstemmes manuelt i MobilePay Business.

Betaling via PayPal

Denne løsning minder meget om Dankort-løsningen. Dog med den prismæssige forskel, at foreningen ikke behøver en indløsningsaftale med Nets eller en aftale med Quickpay. Til gengæld tager PayPal en vis procentdel af de indbetalte beløb, som foreningen modtager fra medlemmerne. Derudover er der den vigtige forskel, at PayPal ikke understøtter Dankort.

Betaling via kodelinje (+71)

Denne løsning giver mulighed for automatisk afstemning af bankkonto og debitorliste i ForeningLet. Løsningen fungerer ved at medlemmet betaler opkrævningen via sin Netbank. På opkrævningen er anført en FI-kodelinje (som kendes fra giro-indbetalingskort og FI-kort), som identificerer medlemmet og opkrævningen i ForeningLet, således at debitorlisten automatisk afstemmes.

Løsningen kræver en aftale med Nets (som er gratis at oprette). Nets tager sig 0,25 kr. betalt per adviseret opkrævning, hvilket gør løsningen prismæssig billig. Løsningen kræver også et FI-nummer, som oprettes i banken. I Nordea koster et FI-nummer eksempelvis ca. 300 kr. om året.

Udskriver selv opkrævninger

Hvis man selv ønsker at udskrive opkrævningerne på egen printer, så er det også en mulighed. I ForeningLet kaldes denne opkrævningsmetode for manuelt.

Det skal forstås således at foreningen selv udskriver opkrævningen på papir og afleverer den til medlemmet enten ved personligt fremmøde eller ved at sende opkrævningen til medlemmet med fysisk post - fx via Post Danmark.

Betalingen af opkrævningen kan ske på to måder:

  • Netbank

  • Kodelinje (+71)

Betaling via Netbank

Samme princip som beskrevet i afsnittet “Email: Betaling via Netbank”. Eneste forskel er at opkrævningen er afleveret manuelt i stedet for via email.

Betaling via kodelinje (+71) - ForeningLet layout

Samme princip som beskrevet i afsnittet “Email: Betaling via kodelinje (+71)”. Eneste forskel er at opkrævningen er afleveret manuelt i stedet for via email.

Betaling via kodelinje (+71) - fortrykt indbetalingskort

Denne opkrævningsmetode kræver at man har indkøbt nogle fortrykte indbetalingskort.

Når man har oprettet nogle opkrævninger, så kan man efterfølgende selv udskrive dem på disse fortrykte indbetalingskort, og herefter aflevere/sende dem til medlemmerne.

Fortrykte indbetalingskort er særligt anvendeligt, hvis man fx har et trykt medlemsblad man udsender, og man gerne vil vedlægge en udskrevet opkrævning til medlemmet.

Forskellen på ForeningLet layout og fortrykt indbetalingskort er kun selve layoutet, hvor ForeningLet layout er ForeningLets eget layout, mens fortrykt indbetalingskort har et layout der minder meget om det man ser hos fx Betalingsservice.

Afsenderemail

Fif

Det anbefales at anvende systemets standard afsender-email-adresse. Den sikrer at emails ikke bliver fanget i spam-filtre eller bliver placeret i uønsket post.

Når der udsendes email fra systemet, så skal der være en afsender-email-adresse på disse emails. Det er ikke den email-adresse som medlemmerne ser, når de modtager en email fra jer udsendt fra systemet. For medlemmerne vil det altid se ud som om, at emailen kommer fra jeres forening, og hvis et medlem svarer på en email, så vil svaret blive sendt til en email-adresse, som I selv bestemmer. Typisk er det email-adressen på den person i jeres forening, som har udsendt emailen.

Lidt teknik

Det bliver sværere og sværere at udsende masse-emails, og det skyldes, at email ofte bliver brugt til at »spamme« andre. Altså sende emails til nogle personer, som ikke ønsker at modtage disse emails.

Der findes dog teknologier til at sikre, at legitime emails når frem til modtagernes indbakker, og ikke bliver opfatter som spam.

ForeningLet gør naturligvis brug af disse teknologier, og derfor kan man som kunde hos ForeningLet i langt de fleste tilfælde være sikker på, at emails når frem til medlemmerne. Når man ikke kan være 100% sikker, så skyldes det, at et spam-filter kan blive aktiveret pga. den tekst man som forening selv har skrevet i emailen.

Kort fortalt - og uden at det skal blive alt for teknisk - så gør ForeningLet brug af følgende teknologier til at sikre at emails når frem til medlemmerne:

  • SPF - forkortelse for Sender Policy Framework

  • DKIM - forkortelse for DomainKeys Identified Mail

  • DMARC - forkortelse for Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance

  • Dedikeret IP-adresse emails afsendes fra

Det lyder meget teknisk, og det er meget teknisk.