Kommunikation

ForeningLet giver foreningen mulighed for at kommunikere ud til medlemmerne via disse kanaler:

  • Email

  • Fysiske breve

  • SMS

Nyhedsbreve via email

ForeningLet giver foreningen mulighed for at udsende nyhedsbreve eller anden information via email til foreningens medlemmer. Foreningen kan vælge at udsende til alle medlemmerne på én gang, eller blot nogle udvalgte medlemsgrupper.

Endvidere er der mulighed for at vedhæfte filer til et nyhedsbrev.

Man udsender et nyhedsbrev ved at vælge “Kommunikation -> Emails og breve til medlemmerne -> Opret ny email”. Herefter vælger man de medlemsgrupper (eller årgange) som skal modtage nyhedsbrevet. Klik herefter på “Videre”, hvorefter man kan indtaste et emne for nyhedsbrevet samt skrive selve teksten til nyhedsbrevet.

Man kan anvende dynamiske felter (se Dynamiske felter) til at flette stamdata fra medlemmerne ind, således at indholdet bliver mere personligt.

Feltet “Modtag nyhedsbrev”

Under medlemsdetaljer findes et felt ved navn “Modtag nyhedsbrev”. Når man udsender et nyhedsbrev kan man vælge listen “Alle tilmeldt nyhedsbrev”, hvilket vil udvælge alle de medlemmer som har værdien ‘Ja’ sat i medlemsfeltet “Modtag nyhedsbrev”.

Automatisk afmelding af nyhedsbrev

Hvis man ønsker at medlemmerne selv skal kunne afmelde et nyhedsbrev, så skal man sætte hak i “Frameldingslink” inden nyhedsbrevet udsendes. Frameldingslinket er kun en mulighed i nyhedsbreve som sendes til listen “Alle tilmeldt nyhedsbrev”.

Sikring af at emails når frem

ForeningLet gør brug af en række teknologier, som sikrer at emails når frem til modtagerne, og ikke bliver placeret i uønsket post. Læs mere her: Lidt teknik.

Fysiske breve

Systemet giver mulighed for at danne fysiske breve, som man selv kan udskrive på egen printer og aflevere eller sende til medlemmerne.

Det gøres ved at vælge »Kommunikation -> Emails og breve til medlemmerne« og klikke på »Opret nyt brev (PDF)«. Herefter skal man vælge hvem der skal modtage brevet, og efterfølgende kan man så skrive indholdet i brevet, eller vælge indholdet fra en tekstskabelon.

Når man er færdig med brevet, så klik på »Gem og opret breve til medlemmer«, og klik efterfølgende på »Download breve«. Nu danner systemet et PDF-dokument som man kan udskrive på egen printer.

Man kan anvende dynamiske felter (se Dynamiske felter) til at flette stamdata fra medlemmerne ind, således at indholdet bliver mere personligt.

Korte beskeder via SMS

Foreningen har også mulighed for at udsende SMS’er til sine medlemmer. Det er muligt at sende til alle medlemmerne på én gang, eller blot sende til udvalgte medlemsgrupper.

SMS er særlig velegnet til beskeder som skal hurtigt frem til medlemmerne. Det kan fx information vedrørende en akut aflysning af et arrangement eller lignende.

Man udsender en SMS ved at vælge “Kommunikation -> SMS til medlemmerne”. Herefter vælger man de medlemsgrupper (eller årgange) som skal modtage SMS’en. Indtast herefter teksten til beskeden.

Tekstskabeloner

Hvis man har nogle informationer som man gerne vil udsende flere gange, eller evt. rette lidt til, og så udsende igen, så kan man med fordel oprette en såkaldt tekstskabelon.

En tekstskabelon oprettes ved at vælge »Kommunikation -> Tekst-skabeloner« og så klikke på »Opret ny tekst-skabelon«.

Dynamiske felter

Når man skriver indholdet til tekstskabelonen, så kan man indsætte dynamiske felter såsom {fornavn}, {efternavn} og så videre, som systemet så vil erstatte med medlemmerne navne, når emails eller breve blive dannet. Dermed kan man gøre indholdet mere personligt. Man kan anvende mere eller mindre alle stamdata-felter på medlemmerne til dynamisk at blive flettet ind i emails og breve.

Når man har gemt tekstskabelonen, så kan man efterfølgende vælge den, når man skriver indholdet til en email eller et fysisk brev.