Kommunikation¶
ForeningLet giver foreningen mulighed for at kommunikere ud til medlemmerne via disse kanaler:
Email
Fysiske breve
SMS
Nyhedsbreve via email¶
ForeningLet giver foreningen mulighed for at udsende nyhedsbreve eller anden information via email til foreningens medlemmer. Foreningen kan vælge at udsende til alle medlemmerne på én gang, eller blot nogle udvalgte medlemsgrupper.
Endvidere er der mulighed for at vedhæfte filer til et nyhedsbrev.
Man udsender et nyhedsbrev ved at vælge “Kommunikation -> Emails og breve til medlemmerne -> Opret ny email”. Herefter vælger man de medlemsgrupper (eller årgange) som skal modtage nyhedsbrevet. Klik herefter på “Videre”, hvorefter man kan indtaste et emne for nyhedsbrevet samt skrive selve teksten til nyhedsbrevet.
Man kan anvende dynamiske felter (se Dynamiske felter) til at flette stamdata fra medlemmerne ind, således at indholdet bliver mere personligt.
Hvis man ønsker at vedhæfte en fil, så gøres dette i bunden af siden, hvor man trykker på den blå knap »Vedhæft filer«, og så vælger man filen på sin computer, som man gerne vil vedhæfte. Man kan vedhæfte flere filer, hvis man ønsker det. Den maksimale størrelse af filerne tilsammen må ikke overstige 7 MB. Hvis man ønsker at vedhæfte filer som er større end dette, så er man nødt til at uploade disse store filer til sin hjemmeside, og så lave links i nyhedsbrevet til disse filer.
Feltet “Modtag nyhedsbrev”¶
Under medlemsdetaljer findes et felt ved navn “Modtag nyhedsbrev”. Når man udsender et nyhedsbrev kan man vælge listen “Alle tilmeldt nyhedsbrev”, hvilket vil udvælge alle de medlemmer som har værdien ‘Ja’ sat i medlemsfeltet “Modtag nyhedsbrev”.
Automatisk afmelding af nyhedsbrev¶
Hvis man ønsker at medlemmerne selv skal kunne afmelde et nyhedsbrev, så skal man sætte hak i “Frameldingslink” inden nyhedsbrevet udsendes. Frameldingslinket er kun en mulighed i nyhedsbreve som sendes til listen “Alle tilmeldt nyhedsbrev”.
Sikring af at emails når frem¶
ForeningLet gør brug af en række teknologier, som sikrer at emails når frem til modtagerne, og ikke bliver placeret i uønsket post. Læs mere her: Lidt teknik.
Selvom ForeningLet gør brug af disse teknologier samt overholder alle mulige andre regler vedr. udsendelse af masse-emails, så er der stadig en risiko for at enkelte emails kan blive fanget af et spamfilter eller lignende hos nogle af jeres medlemmer. Det kan fx skyldes at medlemmet har sat nogle ekstra »skrappe« regler op for, hvilke afsendere medlemmet ønsker mails fra. Det kan også være at I har brugt nogle bestemte ord i selve email-teksten eller emnefeltet, som får nogle spamfiltre til at reagere.
Vi har også hørt eksempler på, at en email står som afsendt med succes i ForeningLet, men at et medlem efterfølgende siger, at mailen ikke er modtaget. Vi kan desværre ikke se hvad der sker efterfølgende, når en email er afsendt fra ForeningLet. Her slipper den vores systemer, og så er det nogle mail-systemer uden for ForeningLet som tager over, og sender emailen videre.
Vi har også hørt eksempler på, at en email godt kan modtages, hvis man sender den fra sit eget mailprogram, men at den ikke bliver modtaget, når den sendes via ForeningLet. Det er ikke noget vi hører særlig ofte, og det er ikke noget som bør kunne ske, men vi har hørt det ske.
I disse sitautioner kan vi desværre ikke sige hvad det er, som gør, at medlemmet siger at emailen ikke er modtaget. Som tidligere nævnt slipper emailen på et tidspunkt vores systemer, og vi kan ikke se hvad der sker i de efterfølgende mail-systemer.
Hvis en email sendes til en mail-adresse som ikke eksisterer, så får ForeningLet dette at vide, og giver besked videre til jer, så denne situation er naturligvis dækket ind.
Vi har også hørt eksempler på, at en email ikke kunne leveres til et medlem, selvom emailen rent faktisk blev leveret til medlemmet. Igen er det nogle systemer uden for ForeningLet, som styrer disse ting, og vi kan derfor ikke sige, hvorfor sådan en situation kan opstå.
Fysiske breve¶
Systemet giver mulighed for at danne fysiske breve, som man selv kan udskrive på egen printer og aflevere eller sende til medlemmerne.
Det gøres ved at vælge »Kommunikation -> Emails og breve til medlemmerne« og klikke på »Opret nyt brev (PDF)«. Herefter skal man vælge hvem der skal modtage brevet, og efterfølgende kan man så skrive indholdet i brevet, eller vælge indholdet fra en tekstskabelon.
Når man er færdig med brevet, så klik på »Gem og opret breve til medlemmer«, og klik efterfølgende på »Download breve«. Nu danner systemet et PDF-dokument som man kan udskrive på egen printer.
Man kan anvende dynamiske felter (se Dynamiske felter) til at flette stamdata fra medlemmerne ind, således at indholdet bliver mere personligt.
Korte beskeder via SMS¶
Foreningen har også mulighed for at udsende SMS’er til sine medlemmer. Det er muligt at sende til alle medlemmerne på én gang, eller blot sende til udvalgte medlemsgrupper.
SMS er særlig velegnet til beskeder som skal hurtigt frem til medlemmerne. Det kan fx information vedrørende en akut aflysning af et arrangement eller lignende.
Man udsender en SMS ved at vælge “Kommunikation -> SMS til medlemmerne”. Herefter vælger man de medlemsgrupper (eller årgange) som skal modtage SMS’en. Indtast herefter teksten til beskeden.
Gruppechat¶
Systemet giver mulighed for at oprette forskellige gruppechats, hvor medlemmerne kan skrive kommentarer, som kan ses af andre medlemmer. Det kan fx bruges til at aftale kørsel til en holdkamp, eller til at skrive ønsker forud for en træning.
Gruppechats kan oprettes på to måder:
På en aktivitet slår man »Tillad kommentarer« til.
På en aktivitet vælges typen »Gruppechat«, når aktiviten oprettes.
»Tillad kommentarer« kan fx bruges på holdtræninger, holdkampe og/eller arrangementer. Altså på specifikke aktiviteter.
Aktiviteter af typen »Gruppechat« er mere generelle. De giver medlemmerne mulighed for at blive notificeret via email og/eller app, når der oprettes en ny kommentar i gruppechatten.
Eksempler på gruppechat kunne fx være i en tennisklub eller padelklub, hvor man opretter en aktivitet ved navn »Makkerbørs«, som bruges til at finde makkere at spille med. Her kan de medlemmer som er interesserede i opslag i denne gruppechat tilmelde sig, og så vil de automatisk få besked via mail og/eller app, når der kommer nye opslag i gruppechatten.
Afmelde beskeder fra gruppechat¶
Man kan afmelde at få besked via mail, hver gang der kommer en ny besked i en gruppechat. Dette kan afmeldes pr. gruppechat. Så hvis man har to forskellige gruppechats man er medlem af, kan man dermed godt beholde at få mails vedr. nye beskeder i den ene gruppechat, og have afmeldt at få beskeder via mail på den anden gruppechat.
Rent praktisk sker afmeldingen i bunden af hver besked fra gruppechatten, hvor der er et afmeld-link, som afmelder mail-beskeder, fra den specifikke gruppechat.
Man kan også godt afmelde at få notifikationer på sin app (mobiltelefon), hver gang der kommer en ny besked i en gruppechat. Her er det dog »alt eller intet« - altså at man aldrig får beskeder fra de gruppechats som måtte være oprettet, eller at man får beskeder fra alle de gruppechats, som måtte være oprettet.
Det er nemlig via telefonens indstillinger på selve app’en, at man skal vælge om man vil have notifikationer fra app’en eller ej.
Notifikationer på app¶
Medlemmer som har downloadet app’en vil automatisk få beskeder direkte ud på app’en på deres mobiltelefon (eller tablet) i forskellige situationer.
Det kan fx være når der udsendes et nyhedsbrev via email, eller hvis der oprettes en ny kommentar i en gruppechat.
Hvis man ikke ønsker disse notifikationer, så skal man slå dette fra på telefonen vedr. app’en.
Tekstskabeloner¶
Hvis man har nogle informationer som man gerne vil udsende flere gange, eller evt. rette lidt til, og så udsende igen, så kan man med fordel oprette en såkaldt tekstskabelon.
En tekstskabelon oprettes ved at vælge »Kommunikation -> Tekst-skabeloner« og så klikke på »Opret ny tekst-skabelon«.
Når tekst-skabelonen er oprettet, så kan man fx sende en email til et medlem, hvor man gør brug af tekst-skabelonen. Dette gøres ved at gå ind på medlemmets stamdata og så vælge fanebladet »Handlinger« oppe til højre, og så klikke på »Send email«, og herefter kan man så vælge den netop oprettede tekst-skabelon i feltet »Tekst-skabelon«.
Man kan også bruge tekst-skabelonen som udgangspunkt for et nyhedsbrev til mange medlemmer. Fx kan man lave en tekst-skabelon vedr. indkaldelse til generalforsamling, og denne skabelon kan så tilrettes en lille smule år efter år inden den udsendes til medlemmerne.
Dynamiske felter¶
Når man skriver indholdet til tekstskabelonen, så kan man indsætte dynamiske felter såsom {fornavn}, {efternavn} og så videre, som systemet så vil erstatte med medlemmerne navne, når emails eller breve blive dannet. Dermed kan man gøre indholdet mere personligt. Man kan anvende mere eller mindre alle stamdata-felter på medlemmerne til dynamisk at blive flettet ind i emails og breve.
Når man har gemt tekstskabelonen, så kan man efterfølgende vælge den, når man skriver indholdet til en email eller et fysisk brev.
Login til medlemsportal¶
Hvis man ønsker at sende en mail ud til medlemmerne omkring hvordan de logger ind på medlemsportalen, så kan det gøres på følgende vis:
Vælg »Kommunkation -> Tekst-skabeloner« og klik nu på den blå knap »Opret ny tekst-skabelon«.
I feltet »Tag udgangspunkt i en system-tekst« vælges »Login til medlemsportal for medlemmer«.
Nu vises et forslag til en tekst i det store hvide tekstfelt. Hvis man ønsker at tilpasse teksten, så kan man gøre det.
Klik på den blå knap »Gem tekst-skabelon« i bunden til højre.
Nu kan man sende mail til medlemmerne baseret på den netop oprettede tekst-skabelon. Det gøres som beskrevet i Nyhedsbreve via email.
Integration til Mailchimp¶
Det er muligt at integrere med Mailchimp, som er et værktøj der gør det nemt at lave flotte nyhedsbreve.
Integrationen til Mailchimp betyder, at email-adresser på medlemmerne i ForeningLet automatisk oprettes i Mailchimp. Det gælder både når der kommer nye medlemmer eller hvis medlemmer udmeldes. Hvis et medlem udmeldes, så fjernes email-adressen på det udmeldte medlem automatisk i Mailchimp.
Dermed behøver man blot at vedligeholde medlemslisten i ForeningLet, da alle ændringer automatisk blive ført over i Mailchimp.
Mailchimp bruger man så kun, når man skal udsende sit nyhedsbrev.
De medlemmer som automatisk bliver lagt over i Mailchimp er indmeldte medlemmer, som har en email-adresse og som har feltet »Modtag nyhedsbrev« sat til »Ja«. Hvis man fx fjerner en email-adresse på et medlem i ForeningLet, så bliver denne email-adresse også automatisk fjernet i Mailchimp. Og omvendt: Hvis man opdaterer et medlems email-adresse så bliver opdateringen automatisk lagt over i Mailchimp.
Integrationen til Mailchimp kan bruges til at sende nyhedsbrev ud til alle medlemmerne i foreningen. Man vil ikke kunne få fx aktiviteter i ForeningLet til automatisk at blive lagt over i Mailchimp, så man fx kan sende til udvalgte medlemsgrupper via Mailchimp.
Her er man nødt til selv at inddele medlemmerne i grupper i Mailchimp, hvis man ønsker at kunne sende til forskellige grupper. Alternativt at bruge ForeningLets email-funktion til at sende til disse medlemsgrupper, og så bruge Mailchimp til nyhedsbreve til alle foreningen medlemmer.
Opsætning¶
Vi skal bruge følgende 2 ting fra jer vedr. jeres konto hos Mailchimp for at få integrationen til at virke:
API key
Audience ID
Under jeres profil inde i Mailchimp er der noget som hedder »Extras -> API keys«. Her skal I finde/lave en API key og sende den til os.
Og under »Audience -> Settings« skal I finde »Audience ID« og sende den til os.
Herefter kan vi sætte det op, hvorefter ændringer på jeres medlemmer automatisk bliver lagt over i Mailchimp.
Integrationen er et tillægsmodul. Tjek prislisten på vores hjemmeside for priser.
Indlæsning af alle medlemmer i Mailchimp¶
Når I starter med at tage integrationen i brug, så kan vi lave en særlig kørsel, hvor alle jeres medlemmer bliver lagt over i Mailchimp. Dette gøres typisk så snart integrationen er sat op.
Det skal dog ikke gøres, hvis I allerede har alle jeres medlemmer oprettet i Mailchimp.
I skal blot skrive til os, hvis I ønsker at vi sætter gang i denne særlige kørsel.