Kommunikation¶
ForeningLet giver foreningen mulighed for at kommunikere ud til medlemmerne via disse kanaler:
Email
Fysiske breve
SMS
Nyhedsbreve via email¶
ForeningLet giver foreningen mulighed for at udsende nyhedsbreve eller anden information via email til foreningens medlemmer. Foreningen kan vælge at udsende til alle medlemmerne på én gang, eller blot nogle udvalgte medlemsgrupper.
Endvidere er der mulighed for at vedhæfte filer til et nyhedsbrev.
Man udsender et nyhedsbrev ved at vælge “Kommunikation -> Emails og breve til medlemmerne -> Opret ny email”. Herefter vælger man de medlemsgrupper (eller årgange) som skal modtage nyhedsbrevet. Klik herefter på “Videre”, hvorefter man kan indtaste et emne for nyhedsbrevet samt skrive selve teksten til nyhedsbrevet.
Man kan anvende dynamiske felter (se Dynamiske felter) til at flette stamdata fra medlemmerne ind, således at indholdet bliver mere personligt.
Hvis man ønsker at vedhæfte en fil, så gøres dette i bunden af siden, hvor man trykker på den blå knap »Vedhæft filer«, og så vælger man filen på sin computer, som man gerne vil vedhæfte. Man kan vedhæfte flere filer, hvis man ønsker det. Den maksimale størrelse af filerne tilsammen må ikke overstige 7 MB. Hvis man ønsker at vedhæfte filer som er større end dette, så er man nødt til at uploade disse store filer til sin hjemmeside, og så lave links i nyhedsbrevet til disse filer.
Feltet “Modtag nyhedsbrev”¶
Under medlemsdetaljer findes et felt ved navn “Modtag nyhedsbrev”. Når man udsender et nyhedsbrev kan man vælge listen “Alle tilmeldt nyhedsbrev”, hvilket vil udvælge alle de medlemmer som har værdien ‘Ja’ sat i medlemsfeltet “Modtag nyhedsbrev”.
Automatisk afmelding af nyhedsbrev¶
Hvis man ønsker at medlemmerne selv skal kunne afmelde et nyhedsbrev, så skal man sætte hak i “Frameldingslink” inden nyhedsbrevet udsendes. Frameldingslinket er kun en mulighed i nyhedsbreve som sendes til listen “Alle tilmeldt nyhedsbrev”.
Sikring af at emails når frem¶
ForeningLet gør brug af en række teknologier, som sikrer at emails når frem til modtagerne, og ikke bliver placeret i uønsket post. Læs mere her: Lidt teknik.
Fysiske breve¶
Systemet giver mulighed for at danne fysiske breve, som man selv kan udskrive på egen printer og aflevere eller sende til medlemmerne.
Det gøres ved at vælge »Kommunikation -> Emails og breve til medlemmerne« og klikke på »Opret nyt brev (PDF)«. Herefter skal man vælge hvem der skal modtage brevet, og efterfølgende kan man så skrive indholdet i brevet, eller vælge indholdet fra en tekstskabelon.
Når man er færdig med brevet, så klik på »Gem og opret breve til medlemmer«, og klik efterfølgende på »Download breve«. Nu danner systemet et PDF-dokument som man kan udskrive på egen printer.
Man kan anvende dynamiske felter (se Dynamiske felter) til at flette stamdata fra medlemmerne ind, således at indholdet bliver mere personligt.
Korte beskeder via SMS¶
Foreningen har også mulighed for at udsende SMS’er til sine medlemmer. Det er muligt at sende til alle medlemmerne på én gang, eller blot sende til udvalgte medlemsgrupper.
SMS er særlig velegnet til beskeder som skal hurtigt frem til medlemmerne. Det kan fx information vedrørende en akut aflysning af et arrangement eller lignende.
Man udsender en SMS ved at vælge “Kommunikation -> SMS til medlemmerne”. Herefter vælger man de medlemsgrupper (eller årgange) som skal modtage SMS’en. Indtast herefter teksten til beskeden.
Gruppechat¶
Systemet giver mulighed for at oprette forskellige gruppechats, hvor medlemmerne kan skrive kommentarer, som kan ses af andre medlemmer. Det kan fx bruges til at aftale kørsel til en holdkamp, eller til at skrive ønsker forud for en træning.
Gruppechats kan oprettes på to måder:
På en aktivitet slår man »Tillad kommentarer« til.
På en aktivitet vælges typen »Gruppechat«, når aktiviten oprettes.
»Tillad kommentarer« kan fx bruges på holdtræninger, holdkampe og/eller arrangementer. Altså på specifikke aktiviteter.
Aktiviteter af typen »Gruppechat« er mere generelle. De giver medlemmerne mulighed for at blive notificeret via email og/eller app, når der oprettes en ny kommentar i gruppechatten.
Eksempler på gruppechat kunne fx være i en tennisklub eller padelklub, hvor man opretter en aktivitet ved navn »Makkerbørs«, som bruges til at finde makkere at spille med. Her kan de medlemmer som er interesserede i opslag i denne gruppechat tilmelde sig, og så vil de automatisk få besked via mail og/eller app, når der kommer nye opslag i gruppechatten.
Notifikationer på app¶
Medlemmer som har downloadet app’en vil automatisk få beskeder direkte ud på app’en på deres mobiltelefon (eller tablet) i forskellige situationer.
Det kan fx være når der udsendes et nyhedsbrev via email, eller hvis der oprettes en ny kommentar i en gruppechat.
Tekstskabeloner¶
Hvis man har nogle informationer som man gerne vil udsende flere gange, eller evt. rette lidt til, og så udsende igen, så kan man med fordel oprette en såkaldt tekstskabelon.
En tekstskabelon oprettes ved at vælge »Kommunikation -> Tekst-skabeloner« og så klikke på »Opret ny tekst-skabelon«.
Dynamiske felter¶
Når man skriver indholdet til tekstskabelonen, så kan man indsætte dynamiske felter såsom {fornavn}, {efternavn} og så videre, som systemet så vil erstatte med medlemmerne navne, når emails eller breve blive dannet. Dermed kan man gøre indholdet mere personligt. Man kan anvende mere eller mindre alle stamdata-felter på medlemmerne til dynamisk at blive flettet ind i emails og breve.
Når man har gemt tekstskabelonen, så kan man efterfølgende vælge den, når man skriver indholdet til en email eller et fysisk brev.