Medlemsportal

ForeningLet er udstyret med en medlemsportal, hvor de enkelte medlemmer kan logge ind og betjene sig selv.

Udover medlemsportalen, så kan medlemmerne også melde sig til diverse hold, arrangementer, etc, og dette er beskrevet under Online tilmelding.

Medlemsportalen aktiveres ved at vælge »Opsætning -> Forening -> Vælg moduler« og så sætte hak i »Medlemsportal & Online tilmelding« og herefter trykke på gem. Dernæst skal man ind under »Opsætning -> Medlemsportal -> Vælg moduler« og sætte hak i de moduler i medlemsportalen, som man ønsker at åbne op for.

Der findes følgende moduler:

Online tilmelding

Medlem kan tilmelde sig diverse arrangementer, hold, træninger, etc. Læs mere under Online tilmelding.

Medlemslogin

Medlem kan rette egne stamdata. Læs mere nedenfor under Rette egne stamdata.

Opkrævninger

Medlem kan se egne opkrævninger.

Booking

Medlem kan lave booking af fx badmintonbaner, tennisbaner, lokaler eller sejlbåde. Dvs. ressourcer som typisk lånes/lejes for en time ad gangen.

Online afkrydsning

Instruktører/lærere/trænere kan lave online afkrydsning af eksempelvis spillere, elever, deltagere via smartphone, tablet, bærbar computer, etc.

Tidsregistrering

Instruktører/lærere/trænere kan registrere de timer de underviser på de forskellige hold.

Kommunikation

Instruktører/lærere/trænere kan udsende emails og/eller SMSer til de hold de er tilknyttet.

Medlemsliste som udvalgte medlemmer kan se

Udvalgte medlemmer kan få adgang til at se liste af medlemmer fra udvalgte aktiviteter.

Medlemsliste som alle medlemmer kan se

Medlemsliste som alle medlemmer kan se. Her åbner man op for at bestemte medlemsudtræk bliver synlige i medlemsportalen.

Skift af medlemskab

Medlem kan skifte medlemskab.

Afmelding af aktiviteter

Medlem kan afmelde aktiviteter som medlemmet har tilmeldt via online tilmelding.

Dokumentarkiv

Medlemmer kan, hvis de er logget ind på medlemsportalen, se alle dokumenter i dokumentarkivet i folderen ved navn ›public‹.

Medlemskort

Medlem kan downloade medlemskort.

Udmeldelse/opsigelse

Medlem kan udmelde sig selv/opsige sit medlemskab uden at foreningen skal gøre noget.

Medlemmet logger ind på medlemsportalen med medlemsnr. samt kodeord (kan også bruge email-adresse samt kodeord). Når et medlem oprettes i ForeningLet, så bliver medlemmet automatisk tildelt et tilfældigt kodeord af systemet. Dette kodeord kan man udsende til medlemmerne via et nyhedsbrev, hvor fx medlemsnr. og kodeord flettes ind. Man kan også flette medlemsnr. og kodeord ind på opkrævninger. Også opkrævninger som udsendes via Betalingsservice, så der er flere forskellige muligheder hvorpå medlemmerne får deres kodeord at vide.

Medlemsportalen fungerer på både smartphone, tablet, bærbar computer, etc.

Online tilmelding

Medlemsportalen gør det muligt for medlemmerne at tilmelde sig til diverse ting i foreningen. Der er rigtig mange forskellige opsætningsmuligheder og derfor dette beskrevet i selvstændigt kapitel her: Online tilmelding.

Rette egne stamdata

Foreningen bestemmer selv hvilke felter medlemmet skal kunne se og rette. Man kan således vælge at nogle oplysninger blot skal kunne ses af medlemmet, men ikke rettes af medlemmet.

Hvilke felter medlemmet skal kunne se og/eller rette, sættes op under »Opsætning -> Medlemsportal -> Medlemslogin«.

Se egne opkrævninger

Her kan medlemmet se de opkrævninger, som der gennem tiden er blevet oprette til medlemmet via ForeningLet. Medlemmet kan se om opkrævningerne er betalt eller ej, og opkrævningerne kan downloades som PDF.

Booking

Her kan medlemmet foretage bookinger af fx badmintonbaner, tennisbaner, lokaler eller sejlbåde. Dvs. ressourcer som typisk lånes/lejes for en time ad gangen.

Hvis foreningen anvender kortbetaling, så kan medlemmet først foretage en booking, hvis der samtidig betales med det samme.

Online afkrydsning

Hvis man opretter sine instruktører, lærere eller trænere i medlemslisten i ForeningLet, så kan man efterfølgende give disse personer adgang til at foretage online afkrydsning af medlemmer via medlemsportalen. Læs mere under Online afkrydsning

Tidsregistrering

Hvis man opretter sine instruktører, lærere eller trænere i medlemslisten i ForeningLet, så kan man efterfølgende give disse personer adgang til at foretage tidsregistrering af deres undervisningstimer via medlemsportalen.

Når instruktøren logger ind på medlemsportalen, så vil de aktiviteter/hold som instruktøren er tilknyttet kunne vælges af instruktøren, og instruktøren vil kunne angive en dato og et antal timer. Fra administrationsdelen af systemet kan der så trækkes samlede rapporter på time-forbruget på fx månedsbasis, som kan anvendes som grundlag for lønberegning.

Kommunikation

Hvis man opretter sine instruktører, lærere eller trænere i medlemslisten i ForeningLet, så kan man efterfølgende give disse personer adgang til at udsende mails og/eller SMSer via medlemsportalen til de hold de er tilknyttede til at lave online afkrydsning for.

Det kan fx anvendes hvis der opstår en akut aflysning, hvor man hurtigt kan nå at give besked via SMS.

Medlemslister

Der er forskellige muligheder for at vise medlemslister i medlemsportalen. Man kan fx give udvalgte medlemmer adgang til at se en liste af medlemmer fra udvalgte aktiviteter.

Man kan også lave en medlemsliste som alle medlemmerne kan se - og man kan sætte det op således, at medlemmerne skal være logget ind på medlemsportalen for at få adgang til at se disse lister.

Udvalgte medlemmer med adgang til medlemliste

Dette er særligt velegnet til fx afdelingsformænd som skal have adgang til et udsnit af medlemslisten og ikke hele medlemslisten.

Opsætning laves således:

  • Vælg »Opsætning -> Medlemsportal -> Vælg moduler«.

  • Sæt hak i »Medlemsliste som udvalgte medlemmer kan se«.

  • Herefter vælges »Medlemmer -> Tildel adgang til medlemmer«.

  • Nu vælges den aktivitet, hvis medlemmer skal kunne ses i medlemsportalen.

  • Til sidst vælges det medlemmer (eller de medlemmer) som skal have adgang til at se medlemmerne i den valgte aktivitet.

Alle medlemmer med adgang til medlemliste

Opsætning laves således:

  • Vælg »Opsætning -> Medlemsportal -> Vælg moduler«.

  • Sæt hak i »Medlemsliste som alle medlemmer kan se«.

  • Opret et medlemsudtræk under »Medlemmer -> Medlemsudtræk« og så klik på »Opret nyt medlemsudtræk«.

  • I feltet »Synlighed i medlemsportal« vælges om medlemsudtrækket kun skal være synlig for medlemmer som er logget ind på medlemsportalen.

  • I boksen »Kolonner« vælges de felter som skal være synlige i medlemsudtrækket.

  • I boksen »Sortering« kan man eventuelt angive en bestemt sorteringsrækkefølge af medlemslisten.

  • I boksen »Kriterier« opsættes eventuelle kriterier, således at det fx kun er udvalgte medlemmer der kan ses i medlemslisten.

Hvis et medlemsudtræk gøres synligt på medlemsportalen, så sørg for at have indhentet samtykke fra medlemmerne, så de aktivt har sagt ja til at deres medlemsdata må deles.

Afmelding af aktiviteter

Hvis man har mange hold/aktiviteter, som medlemmerne kan melde sig til, så kan man med fordel gøre brug af afmelding af aktiviteter.

Her kan medlemmerne selv framelde sig de hold de har tilmeldt sig. Man kan kun framelde sig hold som endnu ikke er afviklet. Afmelding kan ske frem til 2 timer inden holdet går i gang. Herefter er det ikke længere muligt at afmelde sig.

Dokumentarkiv

Medlemmer kan, hvis de er logget ind på medlemsportalen, se dokumenter som foreningen har placeret i en folder ved navn ›public‹. Medlemmerne kan ikke selv lægge nye dokumenter ind i dokumentarkivet.

Dokumentarkiv skal være slået til i medlemsportalen, og det gøres på følgende vis:

  • Vælg »Opsætning -> Medlemsportal -> Vælg moduler«.

  • Sæt hak i »Dokumentarkiv: Medlemmer kan se alle dokumenter i dokumentarkivet i folderen ved navn ›public‹«.

  • Tryk på »Gem valg af moduler«.

Medlemskort

Medlemmer kan, hvis de er logget ind på medlemsportalen, hente et medlemskort som er et PDF-dokument (A4-størrelse). Foreningen bestemmer hvilke informationer der skal med på medlemskortet.

Man kan blokere medlemmer som ikke har betalt fra at hente medlemskortet.

Opsætning laves således:

  • Opret en tekst-skabelon som indeholder tekst og billeder som skal fremgå af medlemskortet.

    • Vælg »Kommunikation -> Tekst-skabeloner« og klik på »Opret ny tekst-skabelon.

    • Skriv tekst og indsæt evt. billede(r).

    • Tryk på »Gem tekst-skabelon«.

  • Opret eventuelt et medlemsudtræk som medlemmerne skal være en del af for at kunne hente medlemskortet. Hvis alle medlemmer skal kunne hente medlemskortet, så spring videre til næste punkt.

    • Opret et medlemsudtræk under »Medlemmer -> Medlemsudtræk« og så klik på »Opret nye medlemsudtræk«.

    • Hvis man ønsker at kun betalende medlemmer skal kunne hente medlemskortet, så tilføj et »og-kriterie«, hvor der i medlemsfelt vælges »Betalt bestemt beløb« og i værdi indsættes fx følgende:

      200;180

      Ovenstående betyder at medlemmet skal have indbetalt minimum 200 kr. inden for de sidste 180 dage.

    • Tryk på »Gem kriterie«.

    • Tryk på »Gem medlemsudtræk«.

  • Vælg »Opsætning -> Medlemsportal -> Vælg moduler«.

  • Sæt hak i »Medlemskort: Medlem kan downloade medlemskort«.

  • Vælg »Opsætning -> Medlemsportal -> Medlemskort«.

  • Vælg nu den tekst-skabelon som blev oprettet tidligere, samt evt. et medlemsudtræk som begrænser adgangen til hentning af medlemskortet.

  • Tryk på »Gem«.

Integration til hjemmeside

Der kan placeres et link på foreningens eksisterende hjemmeside. Det gøres via en lille stump html-kode. Html-koden kan findes under »Opsætning -> Medlemsportal -> Integration til hjemmeside«.

Loginboksen vil åbne op i et nyt vindue/faneblad.

Layout

Medlemsportalens layout kan tilpasses så layoutet matcher fx foreningens eksisterende hjemmeside. Det gøres under »Opsætning -> Medlemsportal -> Opsætning«.

Her kan man fx indsætte et billede efter eget valg i toppen af skærmbilledet, og der kan også indsættes et logo i toppen af skærmbilledet, hvis foreningen har et logo. På denne måde kan medlemsportalen komme til at ligne foreningens eksisterende hjemmeside (hvis forenigen altså har en separat hjemmeside).

Derudover kan man ændre skriftfarven i menuen samt baggrundsfarven i menuen.

Hvis man har kendskab til CSS, så har man endnu flere muligheder til rådighed. CSS står for Cascading Style Sheets og det er en mekanisme til at styre fx skrifttyper, farver og lignende. ForeningLet anvender biblioteket Bootstrap, så man skal også have viden omkring hvordan Bootstrap kan tilpasses.

Her følger et eksempel, hvor layoutet på knapper ændres fra at bruge runde hjørner til at bruge kantede hjørner:

.btn {
   border-radius: 0px;
}

Som ovenstående eksempel viser, så skal man have et godt kendskab til CSS, for at kunne anvende dette værktøj.

Vil man tilpasse CSS, så skal man indsætte CSS i feltet ved navn »Tilpas CSS«.