Online tilmelding

Med online tilmelding kan foreningen indsætte en tilmeldingsformular på foreningens egen hjemmeside, hvor nye og/eller eksisterende medlemmer kan tilmelde sig aktiviteter i foreningen.

Bemærk

Hvis man ønsker at lave fx banebooking eller booking af lokaler, så skal man bruge Booking.

Medlemmerne kan også rette egne stamdata med mere. Dette gøres via Medlemsportal.

Online tilmelding kan kombineres med online betaling (fx Dankort eller PayPal), således at medlemmet betaler for tilmeldingen med det samme.

Online tilmelding kan fx bruges til følgende ting:

  • Indmeldelse af nye medlemmer

  • Tilmelding til aktiviteter og arrangementer

  • Salg af fx klubdragt, tøj eller andre produkter

Foreningen kan sætte et ubegrænset antal forskellige online tilmeldinger op. En online tilmelding tilknyttes altid til en aktivitet. Hvis man fx har oprettet en aktivitet ved navn “Nye medlemmer”, så kan man sætte online tilmelding på denne aktivitet, hvorefter den vil være synlig på foreningens hjemmeside, således at nye medlemmer kan melde sig ind i foreningen.

Opsætningsmuligheder

Man kan konfigurere online tilmelding på en række forskellige måder, så det passer til en række forskellige situationer. Følgende kan konfigureres:

Tilmelding åbner

Man kan angive en dato og et tidspunkt for hvornår online tilmeldingen skal åbne. Hvis man fx er en gymnastikforening og har nogle meget efterspurgte hold, så kan dette bruges til at lave “først-til-mølle” princippet. Det kan kombineres med betaling med Dankort, således at foreningen er sikker på at have modtaget betaling fra de tilmeldte deltagere på holdet.

Afviklingsdato

Dato og tidspunkt for hvornår aktiviteten finder sted. Når tidspunktet passeres, så fjernes aktiviteten automatisk fra listen over aktiviteter der kan foretages online tilmelding til.

Betalingsmetode

Man kan vælge at medlemmet skal betale med det samme via fx Dankort eller PayPal. Man kan også vælge at udsende en opkrævning manuelt, efter at medlemmet har tilmeldt sig.

Opkrævningsskabelon

Hvis man tilknytter en opkrævningsskabelon til online tilmelding, så vil systemet danne en opkrævning udfra opkrævningsskabelonen, når medlemmet er tilmeldt. Det betyder at man fx kan angive mere end én linje på opkrævningen, og på den måde udspecificere hvad medlemmet helt præcist betaler for. Derudover kan man under online tilmelding gøre nogle af opkrævningslinjerne valgfrie for medlemmet, eller åbne op for at medlemmet selv kan angive fx antal eller skrive en tekst, som efterfølgende vil fremgå af opkrævningen samt indgå i en samlet tilmeldingsrapport, som foreningen kan trække efter behov.

Bruger

Hvis der er flere brugere som administrerer foreningen, så kan man konfigurere hver enkelt online tilmelding (dvs. aktivitet) til at notificere en bestemt person i foreningen, når et medlem foretager en online tilmelding. Dette er særligt velegnet til flerstrengede foreninger, eller foreninger som har fx en ungdomsafdeling og seniorafdeling, som varetages af forskellige personer.

Hvem

Denne konfiguration giver mulighed for at begrænse hvem der må tilmelde sig. Man kan vælge mellem følgende:

  • Både nye og eksisterende medlemmer

  • Kun nye medlemmer

  • Kun eksisterende medlemmer

Medlemdata

Man bestemmer selv hvilke medlemsoplysninger en person skal afgive ved tilmelding. Typisk skal en person kun afgive medlemsoplysninger ved indmeldelse, mens eksisterende medlemmer blot angiver fx email-adresse eller medlemsnr., så systemet ved hvilket medlem der er ved at tilmelde sig. Ved indmeldelse af nye medlemmer bestemmer foreningen selv hvilke medlemsoplysninger personen skal angive under indmeldelsen. Man kan have flere forskellige indmeldelsesformularer og man kan variere de felter personen skal udfyldes - samt prisen.

Maksimum deltagere

Antallet af deltagere kan begrænset til et fast antal. Er specielt velegnet til hold med et fast størrelse. Når maksimum antal deltagere er nået, så vil det ikke længere være muligt at lave flere online tilmeldinger til aktiviteten.

Godkendelse påkrævet

Hvis godkendelse er påkrævet, så vil et medlem først blive tilmeldt aktiviteten, når en person fra klubben har godkendt online tilmeldingen.

Tekstskabelon

Hvis der tilknyttes en tekstskabelon til online tilmelding, så vil der blive udsendt en email til medlemmet, når tilmeldingen er gennemført, hvor indholdet af tekstskabelonen vil fremgå. Dermed kan man fx oprette en “Velkommen til foreningen”-tekstskabelon, som anvendes til nye medlemmer, og det er muligt at flette medlemsoplysninger ind i teksten, således at man fx kan indlede med “Hej Hans Hansen! Velkommen i foreningen…”

Donation

Anvendes til at give medlemmet mulighed for at angive et valgfrit beløb, som doneres til foreningen. Denne funktion virker kun med Dankort.

Ovenstående konfigurationsmuligheder giver foreningen rig mulighed for at tilpasse online tilmelding til foreningens behov. Udover ovenstående konfigurationsmuligheder så kan foreningen tilknytte op til ti valgfrie tekster, som vil være synlige i forbindelse med online tilmelding. Disse tekster kan anvendes til uddybende information omkring aktiviteten, arrangementet, etc.

Oprettelse af online tilmelding

For at kunne få online tilmeldinger ind på foreningens hjemmeside, så skal man gøre følgende:

  • Gør aktiviteten/aktiviteterne synlige til online tilmelding

  • Integrere online tilmelding på foreningens hjemmeside

I de følgende afsnit gennemgås hver enkelt punkt.

Gør aktivitet synlig

Vælg “Aktiviteter & afdelinger -> Aktivitetslister”. Ude til højre i »Vælg handling« vælges “Online tilmelding” ud for den aktivitet, som ønskes synlig i forbindelse med online tilmelding.

Sæt et hak i “Publicer”, og konfigurer online tilmelding mht. åbningsdato, maksimum antal deltagere, betalingsmetode, etc. Kun aktiviteter som er markeret til “Publicer”, vil være synlige på foreningens hjemmeside.

Hvis man ønsker at nye medlemmer skal kunne melde sig ind, så skal man fx vælge »Kun nye medlemmer« i feltet ved navn »Vælg hvem der skal kunne tilmelde sig aktiviteten«. Derudover skal man over i fanebladet »Medlems stamdata« (lidt oppe til højre) og angive hvilke felter som de nye medlemmer skal udfylde ved indmeldelse. Man kan gøre felterne obligatoriske at udfylde.

Integrer til foreningens hjemmeside

Så snart én eller flere aktivteter er gjort synlige via “Publicer på hjemmesiden”, så kan man se en liste med aktivteterne under medlemsportalen. Læs mere her: Integration til hjemmeside.

Automatisk håndtering af ventelister

Hvis man har efterspurgte hold, så kan man spare mange timers arbejde ved at lade systemet håndtere hele venteliste-processen. Systemet kan sættes op til at aktivere en venteliste, så snart et hold er fyldt op, og når/hvis der efterfølgende bliver en plads på holdet, så kan systemet automatisk sende et tilbud om en plads på holdet til den første person på ventelisten.

Denne person kan så vælge at acceptere tilbuddet inden for en tidsfrist I bestemmer - og I kan vælge at afkræve betaling med Dankort før tilbuddet accepteres. Hvis personen ikke accepterer tilbuddet inden fristens udløb, sender systemet automatisk tilbuddet videre til den næste person på ventelisten. Denne proces fortsætter indtil holdet er fyldt igen, eller at ventelisten er tom.

I kan naturligvis også vælge selv at styre tildelingen af ledige pladser til dem som står på venteliste.

Systemet kan også sættes op til automatisk at flytte en person fra ventelisten ind på holdet, når der kommer et afbud. Personen som får pladsen får så helt automatisk en mail og/eller sms omkring dette. Dette er særligt velegnet til holdtræning med begrænsede og efterspurgte pladser.

Opsætning af ventelister

Hvis man ønsker at gøre brug af ventelister og den automatik som systemet tilbyder omkring dette, så skal man gå ind under »Aktiviteter og afdelinger -> Aktivitetsliste« og så vælge »Online tilmelding« for den aktivitet man ønsker at aktivere venteliste på.

Her skal man gøre følgende:

  • Angiv antal personer i »Maksimum deltagere«.

  • Sæt hak i »Aktivér venteliste«.

  • Angiv antal personer i »Maksimum størrelse på ventelisten«.

  • Vælg hvad der skal ske ved ledig plads i »Handling som udføres ved ledig plads«.

Derudover skal man ind under »Opsætning -> Medlemsportal -> Venteliste« og angive antallet af timer, som en person har til at acceptere et tilbud om en plads. Hvis man ønsker at give fx 3 dages betænkningstid, så skriv 72, da 72 timer svarer til 3 døgn. Antal timer skal naturligvis kun sættes op, hvis I anvender funktionen som sender tilbud der skal accepteres. Dette anvendes typisk ved sæsonstart på efterspurgte hold.

Tilmelding med flere valgmuligheder

Hvis man skal afholde et stort arrangement, så kan man med fordel anvende online tilmelding til dette formål. Hvis man tilknytter en såkaldt opkrævningsskabelon til online tilmeldingen, så kan man lave et meget fleksibelt tilmeldingsforløb, idet man via en opkrævningsskabelon åbner op for at medlemmet kan foretage nogle valg under tilmeldingen. Fx angive hvor mange gæster medlemmet har med til arrangementet, eller størrelsen på en t-shirt (med angivelse af individuel pris på hver størrelse t-shirt) som bestilles til arrangementet. Det kan også være antallet af overnatninger og hvem man evt. ønsker at overnatte sammen med. Mulighederne er mange.

Opsætning af valgmuligheder

Opsætning af valgmuligheder til et arrangement gøres på følgende vis:

  • Vælg »Opkrævninger -> Opkrævningsskabeloner«.

  • Klik på den blå knap »Opret ny opkrævningsskabelon«.

Nu skal opkrævsningsskabelonen udfyldes. Her følger information til de forskellige felter:

Generel beskrivelse

Her angives typisk samme navn som den aktivitet, som opkrævningsskabelonen skal anvendes sammen med.

Opkrævningsmetode

Hvis tilmeldingen også involverer betaling, så angiv den opkrævningsmetode som der skal anvendes.

Indhold

Her angives de forskellige valgmuligheder på hver sin linje. Så hvis man fx vil registrere antal deltagere, så skriv »Antal deltagere« i feltet »Beskrivelse«. Og hvis det koster noget per deltager, så skriv prisen i feltet »Pris pr. enhed«. Tilføj yderligere linjer ved at klikke på den blå knap »Tilføj«. Senere hen - under opsætning af online tilmelding for aktiviteten - så fortæller man systemet, hvordan de enkelte linjer skal præsenteres for personen, som laver tilmeldingen.

Gem opkrævningsskabelonen når alle de ønskede valgmuligheder (linjer) er oprettet.

Nu skal online tilmelding for aktiviteten sættes op til at bruge opkrævningsskabelonen:

  • Vælg nu »Aktiviteter & afdelinger -> Aktivitetsliste«.

  • Klik på aktivitetens ID ude til venstre ud for aktivitet som skal bruge opkrævningsskabelonen.

  • I feltet »Pristype« vælges »Baseret på opkrævningsskabelon«.

  • Klik på »Opdater aktivitet« i bunden af siden.

  • Nu vises aktivitetslisten igen, og vælg nu »Online tilmelding« ude til højre i »Vælg handling« ud for den aktivitet som bruger opkrævningsskabelonen.

  • Sæt hak i »Publicer på hjemmesiden«. Nu dukker der en masse opsætningsmuligheder frem.

  • Klik herefter på »Gem opsætning af online tilmelding«.

  • Vælg nu fanebladet oppe til højre ved navn »Aktivitet ekstra data«.

  • Nu vises linjerne fra opkrævningsskabelonen, og det er nu muligt at ændre linjerne, så de præsenteres på forskellig vis til personen som tilmelder sig:

    • Ændre antal: Ved at sætte hak her, så kan medlemmet selv vælge antal under tilmelding. Kan fx anvendes til tilmelding til arrangement hvor medlemmet melder x antal personer til.

    • Tæl som deltagere: Ved at sætte hak her, så bliver det antal, som angives på tilmeldingen, anvendt i den samlede optælling af, hvor mange deltagere der er til en aktivitet. Så hvis et medlem fx melder 5 personer til et arrangement, så vil denne ene tilmelding altså tælle for 5 deltagere (medlemmet er selv én af de 5 deltagere), og dette vil fremgå af antal ledige pladser i online tilmelding. Dog vil der altid blive optalt minimum én deltager - også selvom der angives 0 i antal deltagere. Dette antages at være medlemmet selv som deltager.

    • Valgfri linje: Ved at sætte hak her, så får medlemmet mulighed for at fravælge denne linje under tilmelding.

    • Type: Her kan linjen laves om til en dropdown (listefelt) eller et fritekstfelt. En dropdown giver medlemmet mulighed for at vælge fra en liste, som foreningen selv definerer - fx størrelsen på en t-shirt.

      Et eksempel kunne være følgende: XS, S, M, L, XL, XXL Det vil vise en dropdown, hvor medlemmet kan vælge mellem forskellige størrelser - det kunne fx vedrøre en t-shirt.

      Et andet eksempel kunne være følgende: XS[75], S[100], M[125], L[125], XL[150], XXL[175] Det vil vise en dropdown, hvor medlemmet kan vælge mellem forskellige størrelser, og til hvert valg er der sat en individuel pris i kantede parenteser. Hvis medlemmet vælger S (small), så bliver medlemmet opkrævet 100 kr.

  • Når man er færdig med opsætning af de forskellige linjer, så tryk på »Gem opsætning af online tilmelding«.

For at afprøve tilmeldingsforløbet kan man vælge fanebladet »Integration« oppe til højre, og så klikke på den blå knap »Klik her«, og så vises en tilmeldingsboks sådan som personen der tilmelder vil se den.

Tilmeldingsrapport

Når alle tilmeldinger er kommet i hus, så kan man - hvis der er tilknyttet en opkrævningsskabelon - trække en tilmeldingsrapport, hvor man kan se en opsummering af de tilmeldinger og valg som medlemmerne har foretaget. Dermed har et godt overblik til det videre forløb omkring planlægning af arrangementet.

Tilmeldingsrapporten findes under “Aktivteter & afdelinger -> Aktivitetslister”. Vælg herefter “Online tilmelding” for den pågældende aktivitet, og tryk herefter på “Tilmeldingsrapport”.

Holdtræning

Hvis man udbyder holdtræning med tilmelding og afmelding for hvert træningspas, så kan systemet sættes op til at håndtere dette. Det anvendes fx til følgende:

  • Cykelhold (bike)

  • Fitnesshold

  • Alle typer af hold som kræver til- og afmelding

Systemet understøtter følgende muligheder:

  • Nem kopiering af hold, så man fx kan oprette hold de næste 3 måneder, hvor typisk blot datoen ændres.

  • Holdplan med tilmelding til hold opdateres automatisk på egen hjemmeside eller medlemsportal.

  • Mulighed for tilmelding til venteliste ved fyldte hold.

  • Automatisk fremsendelse af tilbud om plads på hold til medlemmer på ventelisten, når/hvis der bliver en ledig plads på et hold.

  • Checkin-skærm hvor medlemmerne selv registrerer deres fremmøde på dagen (I skal selv sætte fx en tablet eller lignende op ved indgangen).

  • Mulighed for opsætning af bøder, hvis medlemmerne ikke møder frem uden af have meldt afbud.

  • Medlemmerne kan selv lave til- og afmelding til hold via medlemsportalen.

Holdplan

Nedenfor er et eksempel på en holdplan, som kan lægges på egen hjemmeside. Holdplanen opdateres automatisk i takt med at hold oprettes. Ledige pladser opdateres også automatisk i takt med at medlemmerne til- og afmelder sig holdene.

_images/team_training.png

Kontakt os for at få link til holdplan.

Sådan sættes det op

Nye hold til holdplanen
  • Vælg “Aktiviteter & afdelinger -> Opret ny aktivitet”. Indtast navnet på holdet og gem.

  • Vælg “Aktiviteter & afdelinger -> Aktivitetsliste”. Klik på “Online tilmelding” ude til højre i »Vælg handling« for den netop oprettede aktivitet.

  • I »Vælg hvem der skal kunne tilmelde sig aktiviteten” vælges “Kun eksisterende medlemmer”.

  • I »Maksimum deltagere” angives maksimum antal deltagere.

  • I »Starttidspunkt / Afviklingstidspunkt” angives første gang holdet afvikles. Format: åååå-mm-dd TT:MM:SS.

  • I “Varighed” angives hvor mange timer og minutter holdet varer. Format: TT:MM.

  • Hvis navnet på instruktøren kendes, så angiv navnet i feltet “Instruktør”.

  • Tryk “Gem opsætning af online tilmelding”.

Nu er holdet oprettet, og nu skal det blot kopieres det antal gange frem i tid, som der ønskes.

Kopiering af hold
  • Klik herefter på fanebladet “Holdtilmelding” oppe til højre (man stå i »Online tilmelding« for aktiviteten).

  • I “Antal uger frem” vælges det antal uger som holdet skal gentages frem i tid.

  • Klik på den blå knap “Kopier”.

Færdig. Gentag processen for næste hold.

Forlængelse af eksisterende hold i holdplanen
  • Vælg “Aktiviteter & afdelinger -> Aktivitetsliste”. Klik på “Online tilmelding” ude til højre i »Vælg handling« for den netop oprettede aktivitet.

  • Klik herefter på fanebladet “Holdtilmelding” oppe til højre.

  • I »Dato for første afvikling af kopier af aktivitet” angives næste gang holdet skal afvikles.

  • I “Antal uger frem” vælges det antal uger som holdet skal gentages frem i tid.

Færdig. Gentag processen for næste hold der skal kopieres igen.

Opsætning af checkin
  • Klik på jeres forenings navn oppe til venstre.

  • Sæt hak i tillægmodulet »Adgangskontrol«.

  • Tryk »Gem« i bunden af siden.

  • Tryk på »Opsætning« oppe til højre.

  • Vælg »Checkin -> Opsætning« lidt længere nede på siden.

  • Her angives fx hvornår checkin kan gøres. Her finder man også URLen/adressen på den side man sætter op på tablet/skærm/computer, hvor medlemmerne kan registrere deres fremmøde.

Afmelding af hold
  • Vælg »Opsætning« oppe til højre.

  • Vælg »Medlemsportal -> Vælg moduler«.

  • Sæt hak i »Aktiviteter: Medlem kan afmelde aktiviteter«.

  • Tryk på »Gem valg af moduler«.

Nu kan medlemmer logge ind på medlemsportalen og afmelde sig hold.