Booking

Bemærk

Hvis man ønsker at lave tilmelding til fx medlemskaber, arrangementer og/eller holdtræning (fx spinning, yoga og lignende), så skal man bruge Online tilmelding.

Bookingmodulet kan anvendes til fx at booke tennis- og badmintonbaner. Man kan fx oprette 6 baner (ressourcer) og tilknytte dem en såkaldt ressourcekalender, som medlemmerne efterfølgende selv kan booke baner i. Ressourcekalenderen kan lægges ind på foreningens hjemmeside, så medlemmerne selv kan logge ind og booke.

_images/booking_overview.png

Ovenstående billede viser 2 tennisbaner (benævnt B1 og B2), som kan bookes fra kl. 14 - 21 i én time ad gangen. Medlemmerne logger ind via medlemsnr. og kodeord oppe til højre.

Bookingmodulet er koblet direkte op på medlemsdatabasen i ForeningLet, hvorfor medlemsnr. og kodeord hentes derfra.

Aktivering af bookingmodul

Hvis menupunktet “Booking” ikke er synligt, så klik på jeres forenings navn oppe i venstre hjørne. Her skal der sættes hak i “Bookingmodul” under “Tillægsmoduler”. Tryk “Gem” i bunden af siden, hvorefter menupunktet “Booking” bliver synligt.

Ressourcer

En ressource er noget som kan bookes. Det kan fx være følgende ting:

  • Badmintonbane
  • Tennisbane
  • Bowlingbane
  • Lokale
  • Båd

Hvis man fx har en badmintonhal med 6 baner, så opretter man 6 ressourcer og giver dem fx navnene B1, B2, B3, B4, B5 og B6.

Ressourcer oprettes ved at klikke på “Booking” og herefter på “Ressourcer”. Klik herefter på “Opret ny ressource”.

Ressourcekalendere

En ressourcekalender er en samling af ressourcer. Fx 6 badmintonbaner. Samtidig fortæller ressourcekalenderen i hvilke tidsrum ressourcerne kan bookes, samt længden af en booking. Hvis det fx er booking af badmintonbaner, så vælges en længde på fx én time.

Hvis man har varierende tidspunkter som ressourcerne (fx badmintonbaner) kan bookes på i hverdage og weekend, så opretter man to ressourcekalendere, hvor den første har tiderne på hverdage, mens den anden har tiderne i weekender.

Ressourcekalendere oprettes ved at klikke på “Booking” og herefter på “Ressourcekalendere”. Klik herefter på “Opret ny ressourcekalender”.

Oprettelse af bookinger fra administrationsdelen

Når ressourcer og ressourcekalendere er oprettet, så kan man - som forening - gå ind under “Booking” og vælge “Bookingoverblik”. Her vises eksempelvis følgende billede:

_images/booking_overview.png

Her kan man se 2 ressourcer (B1 og B2), som er to tennisbaner. Hvis man vil booke en bane, så klikke man på én af de grønne kasser, hvorefter kan får mulighed for at vælge de medlemmer som skal indgå i bookingen.

Man kan også tilknytte en aktivitet til bookingen i stedet for medlemmer. Eller man kan skrive en beskrivende tekst vedr. bookingen.

Når bookingen er oprettet, så bliver den grønne kasse lavet om til en rød kasse, som markerer at banen i det pågældende tidsrum ikke kan bookes, da den er optaget.

Oprettelse af seriebookinger fra administrationsdelen

Inde fra ForeningLet kan foreningen nemt oprette en såkaldt seriebooking. Det kan fx være et hold som fast træner hver onsdag kl. 15-16 fra september til marts måned.

Når man opretter en booking, så kan man vælge at bookingen skal gentages. Fx gentages hver dag, uge eller måned. På den måde at det nemt at oprette et fast hold fx onsdag kl. 15-16. Det kan gøres med én booking, hvorefter systemet selv lægger de efterfølgende bookings ind.

Oprettelse af bookinger fra hjemmesiden

Man kan også give medlemmerne adgang til selv at booke tider i ressourcekalenderne. Det gøres ved at lægge en såkaldt iframe ind på foreningens hjemmeside. Iframen kan ses ved at vælge “Booking” og herefter “Bookingoverblik”. Klik herefter på “Integration til egen hjemmeside” oppe til højre.

Når iframen er lagt ind på foreningens hjemmeside, så kan medlemmerne selv logge ind med deres medlemsnr. og kodeord og foretage bookinger. I hver ressourcekalender kan man lægge nogle regler ind omkring hvor mange bookinger et medlem må have ad gangen. Eller hvor lang tid frem i tid medlemmerne kan booke tider.

Fornyelse af bookinger til ny sæson

Hvis man har mange faste ugebookinger - fx 2 eller 4 spillere som spiller fast på en bestemt bane én gang om ugen - så kan systemet nemt forny disse ugebookinger til næste sæson. Det samme gælder ugentlige bookinger vedr. eksempelvis forskellige træningshold, som har booket alle resourcer (fx badmintonbaner) i et bestemt tidsrum på nogle bestemte dage om ugen.

Vælg “Booking” og herefter “Bookingliste / Fornyelse”. Her angiver man start- og slutdato for indeværende sæson som ønskes fornyet. Typisk vælges et tidsrum som dækker hele sæsonen. Systemet finder nu alle de ugebookinger frem, som findes i den angivne periode. Enkeltbookinger sorteres fra, da disse typisk ikke ønskes fornyet til en ny sæson.

Herefter kan man klikke på “Gennenfør fornyelse af bookinger” og så vil systemet automatisk oprette alle ugebookinger ét år frem i tid. Så hvis man fx har 4 spillere som fast træner hver mandag kl. 19-20 på bane 4 i perioden september til april, så vil præcis den samme ugebooking bliver oprettet i september til april sæsonen/året efter.

Denne funktion kan spare den bookingansvarlige for mange timers arbejde.