Regnskab

ForeningLet er udstyret med et regnskabsmodul, som er fuldt integreret med resten af systemet. Det betyder, at indbetalte opkrævninger automatisk kan bogføres i regnskabets kassekladde, hvilket sparer kassereren for mange timers arbejde.

Regnskabsmodulet kan også anvendes uden at anvende de andre moduler i ForeningLet - fx medlemsdelen og opkrævningsdelen.

Oprettelse af kontoplan

For at komme hurtigt igang med regnskabet, stiller ForeningLet nogle kontoplaner til rådighed, som foreningen kan tage udgangspunt i. Efterfølgende kan kontoplanen rettes til, så den passer foreningens behov.

Klik på “Regnskab -> Opret nyt regnskab”. Herefter vælges en skabelon for kontoplan - fx “Simpel forening”. Klik hefter på “Videre”. Giv regnskabet et navn og en start og slutdato, og klik på “Gem”. Nu er regnskabet oprettet, og man har mulighed for at tilpasse kontoplanen til foreningens behov.

Åbningsbalancer

Der kan indlægges åbningsbalancer på status-konti i kontoplanen, således at regnskabet åbner op med de rette balancer. Det gøres ved at vælge “Regnskab -> Kontoplan”, hvorefter der klikkes på et kontonummer på en statuskonto, og her kan der så angives en åbningsbalance i feltet “Åbningsbalance”. I feltet “Åbningsbalance debet/kredit” vælges “Debet” eller “Kredit”.

Hvis aktiver og passiver ikke balancerer, så vil man få en advarsel når der klikkes oppe på menupunktet “Oversigt” i venstremenuen.

Kassekladde

Når alle konti er på plads, kan man begynde at indtaste bilag i kassekladden. Klik på “Kassekladde”. Klik efterfølgende på “Opret bilag” for at oprette et nyt bilag. Når man har oprettet sine bilag, kan man klikke på “Tjek kassekladde”, som vil finde eventuelle ubalancer i kassekladden. Når man er færdig med sin kassekladde, så kan man blot forlade kassekladden. Systemet gemmer løbende kassekladden. Dog skal man altid sikre sig, at der ikke er en orange kant i afkrydsningsfeltet til venstre for det bilag man står i, da det betyder at bilaget endnu ikke er gemt i databasen. Man skal blot oprette nyt bilag eller gå ind i et andet bilag, og så bliver det bilag man netop har forladt gemt i databasen.

Når man på et tidspunkt er tilfreds med sin kassekladde, så kan alle bilagene bogføres. Dette gøres ved at klikke på “Bogfør bilag”, som vil tage alle bilagene i kassekladden og postere dem. Herefter slettes bilagene fra kassekladden, og kan efterfølgende søges frem under “Kontokort” og “Posteringer”.

Flere kassekladder

Det er muligt at oprette flere kassekladder. Når man står i kassekladden, så klik på “Liste over kassekladder” og klik herefter på “Opret ny kassekladde”. Her vælges et navn til kassekladden samt et bilagsstartnummer. Sørg for at vælge et bilagsstartnummer der er stort nok til ikke at konflikte med bilagsnumre fra andre kassekladder.

Stående kassekladde

Ved at tilvælge feltet “Stående kassekladde”, så sikres det at rækkerne i kassekladden ikke slettes efter kassekladden bogføres. Dette er praktisk til bilag der bogføres stort set ens måned efter måned - eksempelvis løn. Husk dog at ændre ændre eksempelvis dato og bilagsnummer inden kassekladden bogføres efterfølgende gange.

Kontokort

Det er muligt at se alle posteringer på en given konto. Vælg “Kontokort” og vælg herefter et datointerval samt den konto der skal vises posteringer for. Tryk på “Søg”. Det er også muligt at eksportere posteringer fra alle eller udvalgte konti til et PDF-dokument.

Posteringer

Det er muligt at fremsøge posterede bilag. Man kan søge på bilagsnr., kontonr., dato-interval og/eller beløb. Klik på “Posteringer”.

Balance

Balancen summerer alle de forskellige posteringer på konto-niveau. Man kan vælge at inkludere åbningsbalancer. Klik på “Balance” hvorefter balancen vises. Der er mulighed for at eksportere balancen til Excel og PDF. Man kan også afgrænse balancen til en bestemt periode.

Årsregnskab

Årsregnskabet summerer alle de forskellige posteringer på konto-niveau. Der er mulighed for at eksportere årsregnskabet til Excel.

Moms

Regnskabet kan lave momsrapporter. Her følger en vejledning til, hvorledes man kan sætte købsmoms og salgsmoms op i systemet. Først oprettes de relevante momskonti i kontoplanen. Klik på “Kontoplan” og herefter på “Opret ny konto”. Opret to status-konti ved navn “Indgående moms (køb)” og “Udgående moms (salg)”. I feltet “Moms” vælges “Anvendes ikke” for begge konti.

Klik på “Moms”. Klik herefter på “Opret ny momskonto”. I beskrivelse skrives “Indgående moms”. Angiv momsprocent - fx 25. I konto vælges “Indgående moms (køb)”. Gentag dette for udgående moms, hvor der blot vælges “Udgående moms (salg)”.

Gå herefter over i kontoplanen og tilknyt indgående moms og udgående moms til de relevante konti. Det gøres ved at gå ind på en konto (fx en driftskonto) og vælge “Indgående moms” eller “Udgående moms” i feltet “Moms”.

Nu vil nye bilag i kassekladden automatisk få tildelt moms, næste gang der oprettes bilag i kassekladden.

Momsrapport

For at trække en momsrapport, så klik på “Moms -> Momsrapport”, og vælg herefter den periode der ønskes en rapport for.

Afslut regnskab

Når regnskabet afsluttes så vil systemet automatisk oprette et nyt regnskab med samme kontoplan som foregående regnskab. Derudover vil beløb fra statuskonti blive overført som åbningsbalance i det nye regnskab, og årets resultat overføres til en valgfri konto i det nye regnskab.

Man kan også vælge at køre med to regnskaber i en overgangsperiode. I denne situation overføres statuskonti til det nye regnskab, og når det gamle regnskab afsluttes, så overføres statuskonti endnu engang. På denne måde kan man komme i gang med at bogføre i det nye regnskab uden at skulle vente på at afslutte det gamle regnskab.

For at afslutte regnskab gøres følgende:

  • Klik på “Regnskab -> Afslut regnskab / Start nyt”.
  • Klik på “Fortsæt” i den øverste kasse ved navn “Opret nyt regnskab uden at afslutte det aktive regnskab”.
  • I feltet “Overfør resultat til konto” vælges den statuskonto som årets resultat skal overføres til. Typisk vil det være en konto med navn “Egenkapital” eller “Årets resultat”.
  • I feltet “Navn” angives det nye regnskabsår navn. Det kan fx være et årstal.
  • Systemet foreslår selv start- og slutdato på det nye regnskabsår, så det bør man ikke skulle ændre på.
  • Klik på “Opret nyt regnskab”.
  • Nu kan man aktivere det nye regnskab ved at klikke på “Aktiver det nye regnskab”.

Nu kan man bogføre i både det nye og det gamle regnskabsår. Man skifter mellem de to regnskaber ved at vælge “Regnskab -> Vis regnskaber / Skift regnskab” og så klikker man på “Aktiver” ude til højre for det regnskab man gerne vil arbejde på.

Opdater midlertidige primosaldi

Hvis man laver nogle efterposteringer i det gamle regnskab, og man ønsker at føre ændringer over i det nye regnskab, så gøres det på følgende vis:

  • Sørg for at det gamle regnskab er det aktive.
  • Klik på “Regnskab -> Afslut regnskab / Start nyt”.
  • Klik på “Fortsæt” i den øverste kasse ved navn “Opdater midlertidige primosaldi”.
  • I feltet “Vælg konto til årets resultat” vælges den statuskonto som årets resultat skal overføres til.

Herefter bliver statuskonti i det nye regnskab opdateret.

Lukning af regnskab

Når regnskabet er blevet revideret og generalforsamlingen har godkendt det, så kan man lukke regnskabet helt af, så der ikke længere kan posteres i regnskabet.

Det gøres på følgende vis:

  • Klik på “Regnskab -> Afslut regnskab / Start nyt”.
  • Klik på “Fortsæt” i den nederste kasse ved navn “Afslut regnskab”.
  • I feltet “Overfør resultat til konto” vælges den statuskonto som årets resultat skal overføres til.
  • Klik på “Afslut regnskab”.

Herefter er det gamle regnskab lukket helt ned, og kan ikke længere ændres.

Budget

Der kan også tilknyttes et budget til regnskabet. Det gøres under “Regnskab -> Budget”. Efterfølgende kan man lave en budgetopfølgning på en afgrænset periode, hvor det faktiske forbrug sammenholdes med budgettet, og systemet viser afvigelse.

Budgettal kan indtastet på månedsbasis. Man kan også vælge at indtaste det samlede årsbeløb i fx januar måned, hvis man ikke har behov for at lave månedsbudgetter.

Oprettelse af budget

Vælg “Regnskab -> Budget” og klik på “Opret nyt budget”. Giv budgettet et navn og tryk “Opret nyt budget”.

Herefter klikkes på den blå knap lidt oppe i midten ved navn “Indtast budgettal”. Der er mulighed for at indtaste budgettal på månedsbasis, men hvis man ikke har behov for at lave månedsbudgetter, så indtaster man blot hele årets budgettal i fx januar måned. Husk at indtægter skal have minustegn foran.

Når man har indtastet budgettallene for en konto, så trykkes der “Gem budgettal” i bunden til højre, og herefter kan man skifte konto lidt oppe til venstre, og indtaste budgettal for næste konto. Dette fortsætter man med til alle driftskonti er udfyldt.

Herefter kan man vælge “Regnskab -> Årsregnskab” og så vil budgettallene fremå ude til højre.