Regnskab¶
ForeningLet er udstyret med et regnskabsmodul, som er fuldt integreret med resten af systemet. Det betyder, at indbetalte opkrævninger automatisk kan bogføres i regnskabets kassekladde, hvilket sparer kassereren for mange timers arbejde.
Regnskabsmodulet kan også anvendes uden at anvende de andre moduler i ForeningLet - fx medlemsdelen og opkrævningsdelen.
Oprettelse af kontoplan¶
For at komme hurtigt igang med regnskabet, stiller ForeningLet nogle kontoplaner til rådighed, som foreningen kan tage udgangspunt i. Efterfølgende kan kontoplanen rettes til, så den passer foreningens behov.
Klik på “Regnskab -> Opret nyt regnskab”. Herefter vælges en skabelon for kontoplan - fx “Simpel forening”. Klik hefter på “Videre”. Giv regnskabet et navn og en start og slutdato, og klik på “Gem”. Nu er regnskabet oprettet, og man har mulighed for at tilpasse kontoplanen til foreningens behov.
Åbningsbalancer¶
Der kan indlægges åbningsbalancer på status-konti i kontoplanen, således at regnskabet åbner op med de rette balancer. Det gøres ved at vælge »Regnskab -> Kontoplan«, hvorefter der klikkes på et kontonummer på en statuskonto, og her kan der så angives en åbningsbalance i feltet »Åbningsbalance«. I feltet »Åbningsbalance debet/kredit« vælges »Debet« eller »Kredit«.
Hvis aktiver og passiver ikke balancerer, så vil man få en advarsel når der klikkes oppe på menupunktet »Oversigt« i venstremenuen.
Kassekladde¶
Når alle konti er på plads, kan man begynde at indtaste bilag i kassekladden. Klik på “Kassekladde”. Klik efterfølgende på “Opret bilag” for at oprette et nyt bilag. Når man har oprettet sine bilag, kan man klikke på “Tjek kassekladde”, som vil finde eventuelle ubalancer i kassekladden. Når man er færdig med sin kassekladde, så kan man blot forlade kassekladden. Systemet gemmer løbende kassekladden. Dog skal man altid sikre sig, at der ikke er en orange kant i afkrydsningsfeltet til venstre for det bilag man står i, da det betyder at bilaget endnu ikke er gemt i databasen. Man skal blot oprette nyt bilag eller gå ind i et andet bilag, og så bliver det bilag man netop har forladt gemt i databasen.
Når man på et tidspunkt er tilfreds med sin kassekladde, så kan alle bilagene bogføres. Dette gøres ved at klikke på “Bogfør bilag”, som vil tage alle bilagene i kassekladden og postere dem. Herefter slettes bilagene fra kassekladden, og kan efterfølgende søges frem under “Kontokort” og “Posteringer”.
Elektronisk bilagsmappe¶
Man kan gemme fakturaer og kvitteringer sammen med de forskellige bilag man opretter i kassekladden. Man kan også tilknytte disse fakturaer og kvitteringer efter man har bogført bilagene i kassekladden.
På den måde kan man stoppe med at bruge en fysisk bilagsmappe. De ting som gemmes i systemet, opbevares sikkert, og der tages automatisk backup af disse ting.
Muligheden for at gemme fakturaer og kvitteringer er et tillægsmodul ved navn »Dokumentarkiv«. Se vores prisliste for aktuelle priser.
Import fra netbank¶
ForeningLet understøtter import af kontobevægelser fra netbank direkte ind i kassekladden. Det kan spare kassereren for rigtig meget tastearbejde, og det minimerer risikoen for at lave fejlindtastninger.
De fleste netbanker i Danmark er understøtter, og hvis en netbank ikke findes i ForeningLet, så kan det meget nemt tilføjes, hvis man fremsender et lille udsnit af nogle kontobevægelser til ForeningLet.
For at importere fra netbank til kassekladden, så skal man først logge ind på foreningens netbank. Herefter vælger man i netbanken den periode man gerne vil importere ind i kassekladden i ForeningLet. Nu kan man - i netbanken - gemme kontobevægelserne som en såkaldt csv-fil på sin egen computer. Det varierer lidt fra netbank til netbank hvordan dette gøres, så det kan denne vejledning desværre ikke hjælpe med. Det plejer dog ikke at være særlig svært at eksportere til csv-fil.
Når kontoudtoget er gemt på egen computer, så åbner man kassekladden op i ForeningLet (»Regnskab -> Kassekladde«), og klikker på den blå knap »Import« (den kan også hedde »Flere muligheder -> Importer fra netbank«). Herefter vælger man den netbank foreningen bruger, og man vælger den konto, som svarer til bankkontoen i netbanken, og man klikker på »Vælg fil« og vælger csv-filen fra egen computer. Herefter klikker man næste, og så bliver alle oplysningerne fra csv-filen indlæst. Det er dato, tekst, beløb, D/K og modkonto.
Den eneste information man nu skal påføre, er hvilken konto de enkelte kontobevægelser skal bogføres på.
Bemærk
Vær opmærksom på, at hvis man har sat automatisk overførsel af opkrævninger og indbetalinger op, og man samtidig har indbetalinger via fx kortbetaling og/eller betalingsservice, så skal man kontakte ForeningLet, som hjælper med at sætte et indbetalingsfilter op på importfunktionen, således at indbetalinger via kort og/eller betalingsservice ikke indlæses dobbelt. Disse indbetalinger indlæses jo automatisk i systemet, så de skal ikke indlæses igen fra kontobevægelserne fra banken.
Flere kassekladder¶
Det er muligt at oprette flere kassekladder. Når man står i kassekladden, så klik på “Liste over kassekladder” og klik herefter på “Opret ny kassekladde”. Her vælges et navn til kassekladden samt et bilagsstartnummer. Sørg for at vælge et bilagsstartnummer der er stort nok til ikke at konflikte med bilagsnumre fra andre kassekladder.
Stående kassekladde¶
Ved at tilvælge feltet “Stående kassekladde”, så sikres det at rækkerne i kassekladden ikke slettes efter kassekladden bogføres. Dette er praktisk til bilag der bogføres stort set ens måned efter måned - eksempelvis løn. Husk dog at ændre ændre eksempelvis dato og bilagsnummer inden kassekladden bogføres efterfølgende gange.
Omgøre bogføringer¶
Hvis man har fået lavet en bogføringsfejl, og man først opdager det efter man har bogført sin kassekladde, så er eneste løsning at lave nye bogføringer, som omgører fejlen.
En klassisk fejl er, at man opdager, at bankkontoen ikke længere stemmer. Altså at det beløb som ForeningLet siger der skal være på bankkontoen ikke stemmer overens med det beløb som rent faktisk er på bankkontoen i netbanken.
Når man har fundet ud af hvad fejlen er, så skal der laves en eller flere nye bogføringer.
I det følgende gennemgås et par forskellige situationer
- Bogført på forkert konto
Eksempel: Man har betalt en udgift til et bestyrelsesmøde på 200 kr., men man har fået bogført denne udgift på en anden konto end den som bruges til bestyrelsesmøder, og nu vil man gerne flytte bogføringen fra den forkerte konto til den korrekte konto.
Løsning: Her er den nemmeste løsning at gå ind under »Regnskab -> Kontokort« og så finde den forkerte bogføring på kontokortet, og så vælge »Vælg handling -> Flyt til ny konto« ude til højre. Herefter vælger man den konto, som bogføringen skal flyttes til. På denne måde får man flyttet bogføringen væk fra den forkerte konto og over på den rigtige konto.
- Bogført med forkert »fortegn«
Eksempel: Man har fået bogført en udgift ind som en indtægt (eller en indtægt som en udgift).
Løsning: Hvis man har fået bogført »omvendt« eller med forkert »fortegn« - det vil sige man har fået valgt fx kredit (K) i stedet for debet (D) (eller omvendt), så er løsningen at lave en bogføring magen til den forkerte bogføring, men blot med omvendt »fortegn«. Dvs. hvis den oprindelige bogføring er lavet med kredit, så vælges nu debet (eller omvendt).
Afstemning af bank i kassekladden¶
Under »Regnskab -> Kassekladde« er der et punkt i bunden af siden ved navn »Afstemningskonti«. Det kan bruges til at sikre, at banken stemmer inden man bogfører:
Den man skal sikre sig er, at det beløb som står kolonnen »Ny saldo« (fremhævet med rød boks) svarer til det beløb som rent faktisk står i netbanken. Hvis det gør det, så er man godt vej i sin bogføring.
Kolonnen ved navn »Bevægelse« viser hvordan bilagene i kassekladden påvirker de enkelte afstemningskonti. I eksemplet ovenfor bliver »Bankkonto« påvirker med 200 kr., såldes at den ender på 4.500 kr. hvis kassekladden bogføres. Man bør kun bogføre hvis der rent faksisk står 4.600 kr. på bankkontoen i netbanken.
Hvis beløbet i kolonnen »Ny saldo« ikke stemmer med det som rent faktisk står i netbanken, så skal man til at finde fejlen. For at lette fejlfindingen, så kan man bruge værktøjet som er markeret med en lilla boks ovenfor.
I den lilla boks ovenfor kan man indtaste en dato. Her bør man vælge en dato lidt tilbage i tid og så trykke på »Opdater afstemningskonti«. Nu vil systemet filtrere de bilag i kassekladden fra, som ligger efter den angivne dato, når »Ny saldo« skal beregnes, og kolonnen »Ny saldo« vil derfor vise hvordan afstemningskonti ser ud per den pågældende dato.
På denne måde kan man stille og roligt finde ud af, hvilken dato man har lavet en bogføringsfejl, og herefter rette fejlen.
Kontokort¶
Det er muligt at se alle posteringer på en given konto. Vælg “Kontokort” og vælg herefter et datointerval samt den konto der skal vises posteringer for. Tryk på “Søg”. Det er også muligt at eksportere posteringer fra alle eller udvalgte konti til et PDF-dokument.
Posteringer¶
Det er muligt at fremsøge posterede bilag. Man kan søge på bilagsnr., kontonr., dato-interval og/eller beløb. Klik på “Posteringer”.
Balance¶
Balancen summerer alle de forskellige posteringer på konto-niveau. Man kan vælge at inkludere åbningsbalancer. Klik på “Balance” hvorefter balancen vises. Der er mulighed for at eksportere balancen til Excel og PDF. Man kan også afgrænse balancen til en bestemt periode.
Årsregnskab¶
Årsregnskabet summerer alle de forskellige posteringer på konto-niveau. Der er mulighed for at eksportere årsregnskabet til Excel.
Moms¶
Regnskabet kan lave momsrapporter. Her følger en vejledning til, hvorledes man kan sætte købsmoms og salgsmoms op i systemet. Først oprettes de relevante momskonti i kontoplanen. Klik på “Kontoplan” og herefter på “Opret ny konto”. Opret to status-konti ved navn “Indgående moms (køb)” og “Udgående moms (salg)”. I feltet “Moms” vælges “Anvendes ikke” for begge konti.
Klik på “Moms”. Klik herefter på “Opret ny momskonto”. I beskrivelse skrives “Indgående moms”. Angiv momsprocent - fx 25. I konto vælges “Indgående moms (køb)”. Gentag dette for udgående moms, hvor der blot vælges “Udgående moms (salg)”.
Gå herefter over i kontoplanen og tilknyt indgående moms og udgående moms til de relevante konti. Det gøres ved at gå ind på en konto (fx en driftskonto) og vælge “Indgående moms” eller “Udgående moms” i feltet “Moms”.
Nu vil nye bilag i kassekladden automatisk få tildelt moms, næste gang der oprettes bilag i kassekladden.
Momsrapport¶
For at trække en momsrapport, så klik på “Moms -> Momsrapport”, og vælg herefter den periode der ønskes en rapport for.
Afslut regnskab¶
Når regnskabet afsluttes så vil systemet automatisk oprette et nyt regnskab med samme kontoplan som foregående regnskab. Derudover vil beløb fra statuskonti blive overført som åbningsbalance i det nye regnskab, og årets resultat overføres til en valgfri konto i det nye regnskab.
Man kan også vælge at køre med to regnskaber i en overgangsperiode. I denne situation overføres statuskonti til det nye regnskab, og når det gamle regnskab afsluttes, så overføres statuskonti endnu engang. På denne måde kan man komme i gang med at bogføre i det nye regnskab uden at skulle vente på at afslutte det gamle regnskab.
For at afslutte regnskab gøres følgende:
Klik på »Regnskab -> Afslut regnskab / Start nyt«.
Klik på »Fortsæt« i den øverste kasse ved navn »Opret nyt regnskab uden at afslutte det aktive regnskab«.
I feltet »Overfør resultat til konto« vælges den statuskonto som årets resultat skal overføres til. Typisk vil det være en konto med navn »Egenkapital« eller »Årets resultat«.
I feltet »Navn« angives det nye regnskabsår navn. Det kan fx være et årstal.
Systemet foreslår selv start- og slutdato på det nye regnskabsår, så det bør man ikke skulle ændre på.
Klik på »Opret nyt regnskab«.
Nu kan man aktivere det nye regnskab ved at klikke på »Aktiver det nye regnskab«.
Nu kan man bogføre i både det nye og det gamle regnskabsår. Man skifter mellem de to regnskaber ved at vælge »Regnskab -> Vis regnskaber / Skift regnskab« og så klikker man på »Aktiver« ude til højre for det regnskab man gerne vil arbejde på.
Opdater midlertidige primosaldi¶
Hvis man laver nogle efterposteringer i det gamle regnskab, og man ønsker at føre ændringer over i det nye regnskab, så gøres det på følgende vis:
Sørg for at det gamle regnskab er det aktive.
Klik på »Regnskab -> Afslut regnskab / Start nyt«.
Klik på »Fortsæt« i den øverste kasse ved navn »Opdater midlertidige primosaldi«.
I feltet »Vælg konto til årets resultat« vælges den statuskonto som årets resultat skal overføres til.
Herefter bliver statuskonti i det nye regnskab opdateret.
Lukning af regnskab¶
Når regnskabet er blevet revideret og generalforsamlingen har godkendt det, så kan man lukke regnskabet helt af, så der ikke længere kan posteres i regnskabet.
Det gøres på følgende vis:
Klik på »Regnskab -> Afslut regnskab / Start nyt«.
Klik på »Fortsæt« i den nederste kasse ved navn »Afslut regnskab«.
I feltet »Overfør resultat til konto« vælges den statuskonto som årets resultat skal overføres til.
Klik på »Afslut regnskab«.
Herefter er det gamle regnskab lukket helt ned, og kan ikke længere ændres.
Budget¶
Der kan også tilknyttes et budget til regnskabet. Det gøres under “Regnskab -> Budget”. Efterfølgende kan man lave en budgetopfølgning på en afgrænset periode, hvor det faktiske forbrug sammenholdes med budgettet, og systemet viser afvigelse.
Budgettal kan indtastet på månedsbasis. Man kan også vælge at indtaste det samlede årsbeløb i fx januar måned, hvis man ikke har behov for at lave månedsbudgetter.
Oprettelse af budget¶
Vælg “Regnskab -> Budget” og klik på »Opret nyt budget«. Giv budgettet et navn og tryk »Opret nyt budget«.
Herefter klikkes på den blå knap lidt oppe i midten ved navn »Indtast budgettal«. Der er mulighed for at indtaste budgettal på månedsbasis, men hvis man ikke har behov for at lave månedsbudgetter, så indtaster man blot hele årets budgettal i fx januar måned. Husk at indtægter skal have minustegn foran.
Når man har indtastet budgettallene for en konto, så trykkes der »Gem budgettal« i bunden til højre, og herefter kan man skifte konto lidt oppe til venstre, og indtaste budgettal for næste konto. Dette fortsætter man med til alle driftskonti er udfyldt.
Herefter kan man vælge »Regnskab -> Årsregnskab« og så vil budgettallene fremå ude til højre.
Afdelingsregnskab¶
Systemet understøtter afdelingsregnskab. Dette er særligt velegnet til flerstrengede foreninger, eller til foreninger der fx har en cafe eller klubhus, hvortil der skal kunne trækkes et særskilt regnskab.
Langt de fleste foreninger har ikke behov for anvende afdelingsregnskab, så brug kun dette, hvis I er helt sikre på, at det er sådan jeres regnskab skal struktureres.
Når man anvender afdelingsregnskab, så vil der dukke en ekstra kolonne op i kassekladden, hvor man vælger hvilken afdeling et bilag skal tilknyttes. Når man trækker et årsregnskab, så er der mulighed for at se et total-regnskab som inkluderer alle afdelinger, men det er også muligt at trække et årsregnskab for de enkelte afdelinger.
Opsætning af afdelingsregnskab¶
Først skal de forskellige afdelinger oprettes. Det gøres under »Opsætning -> Forening -> Afdelinger«, hvor man enten opretter en ny afdeling eller klikker sig ind på en eksisterende afdeling, hvorefter man kan sætte hak i feltet »Synlig i afdelingsregnskab«. Dette gøres for alle de afdelinger, som skal indgå i afdelingsregnskabet.
Når afdelinger er oprettet, så kan man via »Regnskab -> Kassekladde« oprette bilag, hvor der nu kan tilvælges en afdeling til de enkelte bilag.
Upload af udlæg¶
Giv bestyrelse, instruktører og evt. andre medlemmer mulighed for at uploade udlæg, så kassereren nemt kan holde styr på, og behandle, medlemmernes udlæg.
Via medlemsportalen kan udvalgte medlemmer, fx bestyrelsesmedlemmer og instruktører, få adgang til at uploade udlæg. Udlæggene bliver placeret i regnskabsmodulet, hvor kassereren nemt kan se udlæggene og nemt godkende - eller afvise - et udlæg.
Når et medlem uploader et udlæg, så skal medlemmet vedlægge et billede af kvitteringen eller fakturaen, som ligger til grund for udlægget. Denne kvittering/faktura vil automatisk indgå som elektronisk bilag i regnskabet.
Det sættes op på følgende vis:
Først skal funktionen aktiveres, og det gøres via »Opsætning -> Medlemsportal -> Vælg moduler«, hvor der sættes hak i »Upload af udlæg«.
Dernæst går man over i »Regnskab -> Kontoplan« og klikker sig ind på de konti der skal være synlige for medlemmerne i medlemsportalen. Her sættes hak i »Synlig i ›Upload udlæg‹«.
Dernæst vælges »Opsætning -> Medlemsportal -> Adgang til upload af udlæg«, og her vælges de medlemmer, som skal kunne uploade udlæg, hvilket typisk er en begrænset mængde medlemmer - fx bestyrelsesmedlemmer og instruktører.
Til sidst informerer man de pågældende medlemmer om, at de nu - når de logger ind i medlemsportalen næste gang - kan se et menupunkt ved navn »Upload af udlæg«. Menupunktet er enten direkte i topmenuen eller under menpunktet »Profil«.
Når medlemmer begynder at uploade udlæg, så bliver de synlige under »Regnskab -> Udlæg fra medlemmer«. Her kan man som kasserer godkende eller afvise udlæg, og medlemmerne vil hele tiden kunne se status på de enkelte udlæg i medlemsportalen.
Når et udlæg godkendes, og medlemmet dermed skal have udbetalt nogle penge, så sker dette via foreningens netbank. Der er ingen automatik i systemet som kan hjælpe med selve udbetalingen til medlemmet. Det vil givetvis skulle håndteres som en bankoverførsel i foreningens netbank.