Opkrævninger

En vigtig del af ForeningLet er opkrævninger. Mange foreninger bruger meget tid på at sikre, at alle medlemmerne får betalt kontingent. Udover at udsende opkrævningerne, så handler det også om at kunne følge op på medlemmer, som ikke betaler. Rykker-procedurer er derfor vigtige i denne sammenhæng. ForeningLet understøtter både udsendelse af opkrævninger og den efterfølgende rykker-procedure for de medlemmer, som ikke har betalt.

Og hele processen kan automatiseres 100%, hvis man ønsker det.

En vigtig funktion i ForeningLet er masseopkrævninger. Med masseopkrævninger kan man udsende opkrævninger til alle, eller dele af, foreningens medlemmer - med individuelle opkrævningsbeløb for hvert medlem baseret på de medlemsgrupper eller aktivteter, som medlemmet er tilmeldt i foreningen. Man kan også trække fuldstændigt individuelle beløb for hvert enkelt medlem, hvis man har nogle tal stående i de ekstra medlemsfelter. Dette kan fx anvendes til afregning af et forbrug, som typisk er meget individuelt per medlem.

Automatiske træk

Med ForeningLet kan medlemmerne tilmelde sig automatisk, hvis man ønsker at gøre brug af dette. Systemet understøtter følgende former for automatisk træk:

  • Automatisk træk via kortbetaling (fx dankort og mastercard).

  • Automatisk træk via Betalingsservice/PBS.

Der er fordele og ulemper ved begge former for automatisk træk, så hvad man skal vælge - eller evt. kombinere begge former - kan man ikke sige på forhånd, men kommer an på foreningens behov.

Den store fordel ved at anvende automatisk træk er, at medlemmet ikke skal gøre noget i forbindelse med betaling, men at man blot kan trække pengene fra medlemmets konto.

Læs mere om automtatisk træk med Betalingsservice/PBS her Betalingsservice.

Læs mere om automtatisk træk med kortbetaling her Betalingskort automatisk træk.

Opkrævningsmetode

Noget af det første man skal beslutte sig for, er hvordan medlemmerne af foreningen skal opkræves. Der er en række forskellige muligheder, som er nøje beskrevet i Opkrævningsmuligheder. Man kan sætte ForeningLet op til som standard at tildele en bestemt opkrævningsmetode til nye medlemmer. Det gøres under “Opsætning -> Opkrævninger -> Opkrævningsmetode”. Herfra vælges den ønskede opkrævningsmetode. Hvis man allerede har importeret eller oprettet en masse medlemmer, så kan man fra denne side også skifte alle medlemmernes opkrævningsmetode på én gang. Endelig kan man gå ind på hvert enkelt medlem og vælge den ønskede opkrævningsmetode.

Medlemmerne behøver ikke alle sammen have samme opkrævningsmetode. Hvis man fx anvender betalingsservice, så vil nogle måske være tilmeldt automatisk træk (og dermed have opkrævningsmetoden ved navn »Betalingsservice«), mens ændre vil modtage opkrævningen via email med en +71 kodelinje, og dermed have opkrævningsmetoden ved navn »Email/Kodelinje (+71)«.

Opkrævningstidspunkt

Systemet understøtter en række forskellige opkrævningstidspunkter. Med dette menes hvornår medlemmerne opkræves. Overordnet set er der 3 forskellige strategier, som vises nedenfor, og der tages udgangspunkt i en forening som opkræves medlemmerne én gang om året:

  1. Fast tidspunkt på året. Fx 1. januar eller 1. august.

  2. Opkræv udfra indmeldelsesmåneden. Hvis medlemmet fx er indmeldt i marts måned, så skal medlemmet opkræves igen fx 1. marts året efter.

  3. Opkræv udfra indmeldelsesdatoen. Hvis medlemmet fx er indmeldt 15. april, så opkræv igen præcis ét år efter, nemlig 15. april året efter. Det er ofte træningscentre, som anvender denne opkrævningsform.

I det følgende gennemgås ting man skal være opmærksom på vedr. ovenstående opkrævningstidspunkter.

Fast tidspunkt på året. Fx 1. januar eller 1. august

Fordele:

  • Man har ét tidspunkt på året, hvor man skal fokusere på opkrævning af medlemmerne.

  • Rykkere kan køres samlet på alle de medlemmer som endnu ikke har betalt.

  • Denne opkrævningsform er velegnet til foreninger som anvender Betalingsservice/PBS.

Ulemper:

  • Man kan ikke sælge medlemskaber som starter en skæv dag i måneden og så fx præcis én måned frem. Fx fra 15. april til 15. maj.

Hvis medlemmerne melder sig ind »skævt« i året, så kan systemet sættes op til at opkræve et forholdsmæssigt beløb, som systemet selv løbende udregner prisen på. Læs evt. mere om dette i afsnittet Afdelinger.

Opkræv udfra indmeldelsesmåneden

Fordele:

  • Medlemmerne kan løbende melde sig ind og betale fuld pris for medlemskabet.

  • Denne opkrævningsform er velegnet til foreninger som anvender Betalingsservice/PBS.

Ulemper:

  • I skal hver måned - hvis der er opkrævninger i den konkrete måned - udsende en masseopkrævning i systemet. Det er hurtigt gjort ved at klikke på ganske få knapper, men I skal huske at gøre det. Denne proces kan dog også automatisk, så hvis I vælger at automatisere dette, så vil det naturligvis ikke være at betragte som en ulempe.

  • Rykkerproceduren vil givetvis kræve lidt mere tid i og med at man typisk vil udsende rykkere for de enkelte måneder løbende. Altså flere gange om året.

Opkræv udfra indmeldelsesdato

Fordele:

  • Medlemmerne kan løbende melde sig ind og betale fuld pris for medlemskabet, og de kan melde sig ind fx 10. april, og så blive opkrævet præcis 10. maj (ved månedsmedlemskab) eller 10. april året efter (ved årsmedlemskab).

  • Systemet udsender helt automatisk opkrævninger til medlemmerne enten på dagen for fornyelse af medlemskabet eller x antal dage (fx 5) før fornyelsen.

  • Denne opkrævningsform er velegnet til foreninger som anvender automatisk træk via Dankort og evt. internationale kort.

Ulemper:

  • Denne opkrævningsform fungerer ikke sammen automatisk træk via Betalingsservice/PBS.

Denne opkrævningsstrategi er særligt velegnet til eksempelvis træningscentre, hvor medlemmerne melder sig ind på en vilkårlig dag i måneden og efterfølgende skal opkræves præcis fx én eller tre måneder efter indmeldelsen.

Det sættes op under »Opsætning -> Opkrævninger -> Opkræv medlemmer på individuelle datoer«.

Masseopkrævning: Fast

En vigtig funktion i ForeningLet er faste masseopkrævninger. Med faste masseopkrævninger menes opkrævninger som gentages på faste tidspunkter hen over året. Det kan være én gang om året, eller fx hver måned, eller hvert kvartal, og så videre.

Man kan også sende masseopkrævninger ud, som ikke følger en bestemt rytme. De kalder for straksopkrævninger. Læs mere om straksopkrævninger under Masseopkrævning: Straks.

Når først man har oprettet en fast masseopkrævning i systemet, så ved systemet at denne masseopkrævning skal gentages på bestemte tidspunkter. Og systemet minder om, når det er tid til at opkræve, og selve dén proces, altså det at udsende de faste masseopkrævninger til medlemmerne, kan også automatiseres, så systemet gør det helt af sig selv.

Med faste masseopkrævninger kan man udsende opkrævninger til alle, eller dele af, foreningens medlemmer på én gang - med individuelle opkrævningsbeløb for hvert medlem baseret på de medlemsgrupper eller aktivteter, som medlemmet er tilmeldt.

Flow i faste opkrævninger

Når først de faste masseopkrævninger er oprettet, så vil ForeningLet automatisk give besked til foreningen via email, når det er tid til at udsende faste opkrævninger. Det foregår på følgende vis:

  • Den første dag i måneden (fx 1. juli) vil ForeningLet sende et udkast til foreningen med de opkrævninger som skal udsendes med forfaldsdato den kommende måned (fx august).

  • Den 12. i måneden vil ForeningLet igen minde om, at der skal udsendes opkrævninger. Med mindre opkrævningerne allerede er sendt afsted. Herefter kan foreningen kigge opkrævningerne igennem og evt. rette til.

  • Udsendelse af opkrævninger:

    • Hvis man anvender Betalingsservice: Senest ved PBS-deadline (typisk omkring d. 20. i hver måned) skal foreningen senest udsende opkrævningerne - det er en deadline som Betalingsservice fastsætter måned for måned.

    • Hvis man ikke anvender Betalingsservice: Senest den sidste dag i måneden skal foreningen udsende opkrævningerne - ellers udsendes opkrævningerne ikke.

Tip

Udsendelsen kan også automatiseres. Dette sættes op inde i ForeningLet under »Opsætning -> Opkrævninger -> Automatisk udsendelse af opkrævninger og rykkere«.

Opret fast opkrævning

Vælg “Masseopkrævning & Rykkere -> Tilføj/rediger masseopkrævning”. Klik herefter på “Tilføj/rediger faste opkrævninger”. Hvis der skal oprettes en helt ny fast masseopkrævning, så klik på den blå knap »Tilføj ny masseopkrævning«. Herefter skal en række felter udfyldes vedrørende den faste opkrævning.

Navn

Fx “Årligt kontingent”.

Placering

Hvis man har flere opkrævningslinjer på en opkrævning, så kan man bestemme rækkefølgen på linjerne via denne værdi.

Frekvens

»Man kan vælge mellem følgende frekvenser:

  • Årligt

  • Halvårligt

  • Kvartalvis

  • Månedlig

Når først man har oprettet og udsendt opkrævninger første gang, så vil ForeningLet selv finde ud af at danne opkrævningerne næste gang (fx næste år eller næste måned alt efter den valgte frekvens). »

Forfaldsdato

Her vælges en dato for hvornår opkrævningen senest skal betales.

Hvem

Her vælger man hvilke medlemmer der skal opkræves. Det kan være alle medlemmerne i foreningen, eller blot udvalgte medlemmer. Ofte vil man opkræve medlemmer som er tilmeldt bestemte aktiviteter. I så fald sættes hak ud for “Aktiviteter”. Når opkrævningslinjen gemmes, så får man mulighed for at vælge de eksakte aktiviteter. Man kan også udvælge de medlemmer som skal opkræves på baggrund af de ekstra medlemsfelter. Sidst men ikke mindst kan man lave en kompleks udvælgelse via nogle kriterier, hvor det er muligt er kombinere flere medlemsfelter på én gang. Kriterier beskrives nedenfor denne tabel.

Pris

Her bestemmes prisen eller beløbet som medlemmerne skal opkræves. Hvis man blot opkræver ét fast beløb for alle medlemmer, så kan man med fordel indtaste en pris i feltet “Indtast pris”. Hvis beløbet som medlemmerne skal opkræves varierer - fx på baggrund af de aktiviteter som medlemmerne er tilmeldt - så vælg “Brug pris fra aktivitet”. Hvis man fx har sine medlemmer inddelt i to grupper: Seniorkontingent til 1000 kr. og ungdomskontingent til 500 kr., så vil opkrævningerne til medlemmerne variere på det opkrævede beløb (1000 kr. eller 500 kr.) alt efter hvilken aktivitet medlemmet er tilmeldt. Hvis medlemmet både er tilmeldt seniorkontingent og ungdomskontingent, så vil medlemmet blive opkrævet 1500 kr. i alt, og der vil fremgå to linjer af opkrævningen på henholdsvis 1000 kr. og 500 kr

Hvis beløbet som hvert enkelt medlem skal opkræves er helt individuelt per medlem, så vælg “Brug pris fra medlemsfelt”, hvorefter det opkrævede beløb bliver taget fra det valgte medlemsfelt for hvert medlem. Det kræver naturligvis at foreningen indtaster de individuelle beløb for hvert medlem i det pågældende medlemsfelt.

Man kan også anvende en formel. Formler beskrives nedenfor denne tabel.«

Kriterier

Med kriterier kan man få masseopkrævninger til at foretage en lidt mere avanceret udvælgelse af medlemmer. Man kan fx angive følgende kriterie:

måned(indmeldelsesdato)=1

Dette kriterie vil udvælge alle de medlemmer som har en indmeldelsesdato i januar måned. Man kan også skrive følgende:

måned(indmeldelsesdato)=rul(3)

Dette kriterie forklares bedst via et eksempel. Hvis den opkrævningslinje eksempelvis køres i januar måned, så vil dette kriterie udvælge de medlemmer, som er indmeldt i januar, april, juli og oktober. Hvis opkrævningslinjen køres i februar måned, så vil alle medlemmer indmeldt i februar, maj, august og november blive udvalgt, etc. Kriteriet anvendes typisk til at opkræve medlemmer på baggrund af deres indmeldelsesdato - og typisk i kombination med, at det enkelte medlem bliver opkrævet fx hver 3. måned eller hvert halve år. Man kan også udvælge medlemmer på baggrund af deres alder. Hvis man skriver følgende:

alder<18

Så udvælges alle medlemmer som er under 18 år.

Formler

Til at beregne prisen kan man også anvende en formel. Man kan fx skrive “fordeling:1000”, hvilket betyder følgende: Fordel værdien 1000 ligeligt ud på alle de medlemmer som er omfattet af opkrævningslinjen. Hvis eksempelvis 50 medlemmer er omfattet af opkrævningslinjen, så opkræves de hver især værdien 20 (1000/50). Man kan også skrive “fordeling:1000:F1”, hvilket betyder følgende: Fordel værdien 1000 ud på alle de medlemmer som er omfattet af opkrævningslinjen. F1 svarer til værdien af ekstra medlemsfelt nummer 1. Brug denne værdi til at afgøre hvor stor en del af værdien af de 1000 som skal tildeles det enkelte medlem. Hvis 3 medlemmer er omfattet af opkrævningslinjen, og de har værdierne 20, 30 og 50 stående i ekstra medlemsfelt nummer 1, så vil disse medlemmer blive opkrævet henholdsvis 200, 300 og 500.

Man kan også skrive “multiply:F1*5”, hvilket betyder: Tag værdien af ekstra medlemsfelt nummer 1 og gang denne værdi med 5. Hvis 2 medlemmer er omfattet af opkrævningslinjen, og de hver især har værdierne 10 og 20 stående i medlemsfelt nummer 1, så vil disse 2 medlemmer blive opkrævet henholdsvis 50 og 100.

Man kan også skrive “interval:F1:0-1000=3,5:1001-2000=3:2001-10000=2,5”, hvilket betyder: Tag værdien af ekstra medlemsfelt nummer 1. Hvis værdien er dette felt er mellem 0 og 1000, så multiplicer værdien med 3,5. Hvis værdien er dette felt er mellem 1001 og 2000, så multiplicer værdien med 3, etc. Der kan angives vilkårligt mange intervaller.

Gem opkrævningslinje

Klik på “Gem” for at gemme opkrævningslinjen. Hvis man har “Aktiviteter” i “Hvem”, så bliver man nu bedt om at vælge de aktiviteter, som skal omfattes af opkrævningslinjen. Når dette er gjort og man er tilbage under “Masseopkrævning & Rykkere -> Tilføj/rediger masseopkrævning -> Tilføje/rediger faste opkrævninger”, så er der nu oprettet en opkrævningslinje.

Hvis man opretter flere opkrævningslinjer med forfald samme dato, så vil der blive tilføjet flere opkrævningslinjer på hver enkelt opkrævning til medlemmet. I en badmintonklub kan man fx forestille sig at opkræve både kontingent og boldpenge på samme tid, hvilket vil resultere i 2 linjer på opkrævningen.

Masseopkrævning: Straks

Straksopkrævninger er kendetegnet ved ikke at have en fast rytme hen over året. Dvs. det er opkrævninger som udsendes ad hoc, når der er behov for det.

Det kan fx være opkrævning af noget klubtøj, eller opkrævning vedr. et bestemt arrangement.

Opret straksopkrævning

Vælg “Masseopkrævning & rykkere -> Tilføj/rediger masseopkrævning”. Klik herefter på “Tilføj/rediger straksopkrævninger”. Klik nu på »Tilføj ny straksopkrævning«. Herefter skal en række felter udfyldes vedrørende straksopkrævningen. Felterne er identiske med en fast opkrævning med den forskel, at der ikke skal defineres en forfaldsdato.

Læs derfor afsnittet Opret fast opkrævning for en gennemgang af felterne.

Når man vil udsende opkrævninger vedr. en straksopkrævning, så vælg “Masseopkrævning & rykkere -> Udsend masseopkrævning« og klik herefter på »Udsend straksopkrævning«. Sæt nu hak ud for én eller flere straksopkrævninger, og klik på knappen “Gå til udsendelse af straksopkrævning”.

Eksempel på straksopkrævning

Situation: Man ønsker at opkræve et udsnit af foreningens medlemmer et bestemt beløb. Hvordan gøres dette nemmest?

Det gøres nemmest via en straksopkrævning.

Gør følgende:

Opret aktivitet
  • Vælg »Aktiviteter -> Opret ny aktivtet«.

  • Typen af aktivitet skal være »Gruppe«.

  • Pristype skal være »Fast beløb«.

  • Indtast prisen der skal betales.

  • Klik på »Opret aktivitet«.

Tilføj medlemmer til aktivitet
  • Vælg »Aktiviteter -> Aktivitetsliste«.

  • Ude til højre i »Vælg handling« ud for det netop oprettede aktivitet vælges »Tilføj/kopier/fjern deltagere«.

  • Sæt nu hak ud for de medlemmer som skal opkræves.

  • Klik på »Gem medlemmer«.

Opret straksopkrævning
  • Vælg “Masseopkrævning & rykkere -> Tilføj/rediger masseopkrævning”.

  • Klik herefter på “Tilføj/rediger straksopkrævninger”.

  • Klik nu på »Tilføj ny straksopkrævning« (hvis denne mulighed ikke vises, så gå til næste punkt).

  • Giv straksopkrævningen et navn - typisk samme navn som aktiviteten.

  • Sæt hak i »Brug pris fra aktivitet«.

  • Sæt hak i »Aktiviteter & medlemsudtræk«.

  • Klik på »Gem opkrævningslinje«.

  • Sæt hak ud for »Vælg aktiviteter«.

  • Vælg nu aktiviteten ovre til højre.

  • Klik på »Videre«.

  • Klik på »Gem opkrævningslinje«.

Udsend straksopkrævning
  • Vælg “Masseopkrævning & rykkere -> Udsend masseopkrævning«.

  • Klik på »Udsend straksopkrævning« (hvis dette ikke vises, så gå videre til næste punkt).

  • Sæt hak ud for den netop oprettede straksopkrævning.

  • Skift evt. forfaldsdatoen.

  • Klik på »Gå til udsendelse af straksopkrævning«.

  • Kig nu tingene igennem, og hvis ellers alting ser korrekt ud, så kan opkrævningerne udsendes i bunden af siden til højre.

Udsendelse af masseopkrævning

Når man er klar til at udsende en masseopkrævning, så gøres det via “Masseopkrævning & rykkere -> Udsend masseopkrævning«.

Hvad enten der er tale om en fast opkrævning eller en straksopkrævning, så skal foreningen aktivt udsende opkrævningerne (med mindre man har slået automatisk udsendelse til på de faste opkrævninger). Inden man udsender, er der en række ting man kan/bør tage stilling til.

Ting som masseopkrævningen kan indstilles til:

Ubetalte opkrævninger

Hvis der er medlemmer som har ubetalte opkrævninger fra tidligere udsendte masseopkrævningher, så giver systemet mulighed for at overføre de skyldige beløb fra de ubetalte opkrævninger, som en restance på de nye opkrævninger. De gamle, ubetalte opkrævninger forbliver i systemet, og på de nye opkrævninger vil der blive tilføjet en ekstra linje ved navn »restance«, hvor det skyldige beløb fremgår.

Man kan også vælge ikke at overføre det skyldige beløb til de nye opkrævninger. Og man kan også vælge at annullere alle de gamle ubetalte opkrævninger, således at medlemmerne kun har én opkrævning.

Integration til regnskab

Der er mulighed for at integrere opkrævninger med regnskabsdelen i systemet, således at opkrævningerne automatisk bliver bogført i regnskabet, og når der kommer indbetalinger, så bliver disse også bogført automatisk. Systemet kan også fordele opkrævningerne ud på forskellige indtægtskonti i regnskabet.

Besked på opkrævningen

Man kan tilføje en besked, som vil fremgå af alle opkrævninger.

Tilføj rykkergebyr

Der er mulighed for at tilføje rykkergebyr i forbindelse med en rykkerkørsel. Udover et gebyr kan man også sætte forskellige tekser op for henholdsvis rykker 1, 2 og 3.

Alle de ovenstående tilpasningsmuligheder kan foretages inden man udsender en masseopkrævning. Og systemet husker opsætningen til næste masseopkrævning, så tingene skal kun sættes op én gang.

Tip

Udsendelse af faste masseopkrævninger kan automatiseres. Dette sættes op inde i ForeningLet under »Opsætning -> Opkrævninger -> Automatisk udsendelse af opkrævninger og rykkere«.

Tekster i masseopkrævninger

Hvis man ønsker at angive en tekst i forbindelse med en masseopkrævning, så kan det gøres to måder:

  1. I den opkrævnings-email som medlemmet modtager i forbindelse med opkrævningen (eller en rykker).

  2. På selve den opkrævning (eller rykker) som medlemmet modtager. Her er der et beskedfelt på opkrævningen, hvor teksten vil fremgå - ligesom beløb til betaling, forfaldsdato og så videre fremgår af selve opkrævningen.

Opkrævnings-emailen som medlemmet modtager er blot en tekst. Det er ikke selve opkrævningen. I emailen vil selve opkrævningen være vedhæftet og/eller der vil være et link til selve opkrævningen.

Bemærk

Der er betalingsformer hvor der ikke indgår en email i flowet, så det skal man også opmærksom på, hvis man vælger at sende en særlig tekst ud via opkrævnings-emailen. Fx er der ingen opkrævnings-email, hvis medlemmet er tilmeldt til Betalingsservice/PBS, eller hvis medlemmet trækkes automatisk via kortbetaling eller MobilePay Subscriptions.

Teksterne til opkrævnings-email og selve opkrævningen sættes op under »Opsætning -> Opkrævninger -> Tekster og datoer i opkrævninger og rykkere«.

Her er det muligt at angive følgende tekster:

  • Tekst som bruges i opkrævnings-email og tekst som bruges på selve opkrævningen.

  • Tekst som bruges ved udsendelse af 1. rykker via email og tekst som bruges på selve opkrævningen (rykker 1).

  • Tekst som bruges ved udsendelse af 2. rykker via email og tekst som bruges på selve opkrævningen (rykker 2).

  • Tekst som bruges ved udsendelse af 3. rykker via email og tekst som bruges på selve opkrævningen (rykker 3).

Dermed kan man på forhånd definere disse tekster, og så vil systemet automatisk anvende teksterne i de forskellige stadier en masseopkrævning gennemløber, såsom første udsendelse og eventuelle rykkere.

Bemærk

Hvis systemet skal kunne finde ud af at benytte rykkerteksterne på de korrekte tidspunkter, så kræver det at man bruger den indbyggede rykkerfunktion, hvor man kan starte rykker 1, 2 og 3 på en tidligere udsendt masseopkrævning. Læs mere under Rykkere.

Enkeltopkrævninger

En enkeltopkrævning er stilet til ét medlem. Enkeltopkrævninger oprettes ved at klikke på »Enkeltopkrævninger -> Opret ny enkeltopkrævning«. Herefter vælger man det medlem som skal opkræves, og kan efterfølgende angive pris, tekst, forfaldsdato med mere for opkrævningen.

Hvis man på forhånd har tildelt en eller flere aktiviteter til medlemmet, og disse aktiviteter har en pris tilknyttet, så kan man nemt få »udfyldt« opkrævningen ved at tage udgangspunkt i en aktivitet.

Opkrævningsskabeloner

Hvis man har en bestemt type opkrævning (med fx flere opkrævningslinjer) som man udsender igen og igen via enkeltopkrævning, så kan man med fordel oprette en opkrævningsskabelon.

Opkrævningsskabeloner oprettes under »Enkeltopkrævninger -> Opkrævningsskabeloner« og så den blå knap »Opret ny opkrævningsskabelon”.

Herefter indtaster man detaljerne om opkrævningen, og gemmer, hvorefter opkrævningsskabelonen kan anvendes som udgangspunkt for nye enkeltopkrævninger.

Debitorliste

Debitorlisten giver et overblik over de medlemmer som endnu ikke har betalt deres opkrævning. Når man har udsendt eksempelvis en masseopkrævning, så vil alle opkrævningerne fremgå af debitorlisten. Efterhånden som medlemmerne foretager indbetalinger og disse afstemmes i systemet (enten manuelt eller automatisk alt efter anvendt opkrævningsmetode), så vil opkrævningerne i debitorlisten forsvinde.

Rykkere

Rykke via en specifik masseopkrævning

ForeningLet giver mulighed for at udsende rykkere til alle de medlemmer som ikke her betalt. Hvis man i forbindelse med udsendelse af en masseopkrævning angav dato for første og anden rykker, så vil ForeningLet automatisk sende en email til foreningen, når det er tid til at udsende rykkere. Foreningen kan dog til enhver tid selv gå ind og udsende en rykker. Klik på »Masseopkrævning & rykkere -> Udsend rykker / Vis tidligere udsendelser«. Nu vises listen over alle de masseopkrævninger som der er udsendt. Vælg herefter »Vælg handling -> Start rykker” ude til højre ud for den masseopkrævning der skal udsendes rykker for.

Nu vises godkendelsesskærmbilledet (se afsnit om godkendelse af masseopkrævning), hvor man aktivt skal godkende rykkeren før den sendes afsted til medlemmerne.

Når man gør tingene på denne måde, så sender man rykker på alle de opkrævninger der er en den specifikke masseopkrævning, og dermed kan man følge et flow med at sende rykker 1, rykker 2, etc.

Rykke alle på tværs af alle masseopkrævninger

Man kan også sende en rykker til alle udbetalte opkrævninger. Dvs. alle de ubetalte opkrævninger der måtte være på tværs af alle masseopkrævninger og eventuelle enkeltopkrævninger som er oprettet gennem tiden. Når man bruger denne fremgangsmåde, så kan systemet ikke holde styr på om en opkrævning er nået til »rykker 1«, »rykker 2« eller »rykker 3«, da det jo kan være en mix af flere forskellige masseopkrævninger der rykkes på.

Det skal man være opmærksom på, hvis man sender rykker til alle.

Man sender en rykker til alle ubetalte opkrævninger på tværs af alle masseopkrævninger ved at vælge »Masseopkrævning & rykkere -> Udsend rykker / Vis tidligere udsendelser« og så klikke på den blå knap i toppen af siden ved navn »Start rykker til alle x forfaldne opkrævninger«.

Fritag fra rykkerkørsel

Hvis man har et eller flere medlemmer, som man ønsker at fritage fra at modtage en rykker i forbindelse med en rykkerkørsel, så kan man fritage dem på følgende vis:

  • Vælg »Indbetalinger & debitorer -> Debitorliste«.

  • Sæt hak ude til venstre ud for de opkrævninger som skal fritages fra rykkerkørsler.

  • Oppe i toppen af skærmbilledet vælges nu »Vælg handling -> Fritag fra rykkerkørsler«.

  • Nu har systemet markeret at de pågældende opkrævninger ikke skal rykkes.

Integration til regnskab

ForeningLet giver mulighed for at lave integration mellem opkrævninger og regnskabet. Det betyder, at når en opkræving indbetales, så vil ForeningLet automatisk oprette et nyt bilag i kassekladden i det aktive regnskab. Det sparer kassereren for en masse manuelt arbejde, og minimerer risikoen for fejl. For at kunne lave en integration til regnskabet, så kræver det, at foreningen har oprettet et regnskab. Se kapitlet vedrørende regnskab for yderligere information omkring oprettelse af nyt regnskab.

Når man udsender en masseopkrævning, så får man mulighed for at vælge hvilke konti i regnskabet, de opkrævede beløb skal overføres til. I udsendelsesskærmbilledet kan man se hvilke konti der overføres til.

Integration til regnskab sættes op under »Opsætning -> Opkrævninger -> Integration til regnskab«, hvor man som minimum skal vælge følgende:

Standard konto

Opkrævede beløb krediteres denne konto (annullerede opkrævninger debiteres). Typisk vælges en driftskonto med et navn á la “kontingenter”. Beløb som har en konto tilknyttet via en aktivitet, vil anvende aktivitetens konto i stedet for denne konto.

Konto til skyldige kontingenter

Opkrævede beløb debiteres denne konto (annullerede opkrævninger krediteres). Typisk anvendes en statuskonto med et navn á la “skyldige kontingenter”.

Afstemningskonto

Når opkrævningerne registreres som betalt i ForeningLet, så vil de indbetalte beløb debiteres på denne konto. Typisk vil det være en statuskonto såsom “bank”.

Tryk på “Gem” for at gemme de valgte konti.

Kreditnota

Man kan oprette en kreditnota ud fra en eksisterende opkrævning. Det gøres ved at gå ind på detaljer for opkrævningen og herefter trykke på “Opret kreditnota” i bunden af venstre side. Herefter opretter systemet en kreditnota som har modsat fortegn af den opkrævning, som kreditnotaen blev oprettet ud fra. Inden kreditnotaen gemmes, kan man foretage ændringer til den. Fx slette en opkrævningslinje.

I bero

Medlemmer kan sættes i bero, hvilket medfører at de ikke opkræves den normale pris på deres medlemskab eller kontingent. I stedet opkræves de et i bero gebyr, som beregnes ud fra det antal dage, som medlemmet er i bero i den pågældende opkrævningsperiode.

Oprettelse af i bero perioder gøres ved at gå ind på medlemmets detaljer, og så vælge fanebladet »Handlinger« oppe til højre. Herefter klikkes på »Tilføj/fjern i bero perioder« og så på »Opret ny i bero periode«, og så kan man indtaste startdato og slutdato og gemme. Når systemet næste gang danner opkrævninger, og opkrævningsperioden og i bero perioden for medlemmet overlapper, så bliver det opkrævede beløb justeret i forhold til i bero gebyret.

I bero gebyret indtastes under »Opsætning -> Opkrævninger -> I bero gebyr«. Gebyret angives per måned, og systemet finder selv ud af at justere prisen i forhold til forskellige i bero perioder - fx 1 uge, 2 uger, 2 måneder, etc.

Fritag fra masseopkrævning

Medlemmer kan fritages fra masseopkrævninger. Det kan fx anvendes på bestyrelsesmedlemmer eller andre medlemmer som af én eller anden årsag ikke indgå i en masseopkrævning, og på den måde ikke blive opkrævet fx årligt kontingent eller lignende.

Man fritager medlemmer fra masseopkrævning på følgende vis:

  • Gør feltet »Fritaget fra masseopkrævning« synligt via »Opsætning -> Medlemmer -> Opsætning af medlemsfelter«, hvor der klikkes på det røde »Nej« ud for feltet »Fritaget fra masseopkrævning«. Nu skifter feltet til »Ja«, og det er dermed synligt på stamdata for alle medlemmer. Det er som udgangspunkt sat til »Nej« for alle medlemmer.

  • Gå ind på stamdata for de medlemmer, som skal fritages, og vælg nu »Ja« i feltet »Fritaget fra masseopkrævning«. Gem medlemmet, og gentag dette for eventuelle andre medlemmer.

Nu kan masseopkrævningen sendes afsted.

Hvis et medlem kun skal fritages én gang, så skal man huske - efter masseopkrævningen er udsendt - at gå ind på medlemmet og ændre »Fritaget fra masseopkrævning« tilbage til »Nej« igen.

Indbetalinger

Når man har udsendt opkrævninger fra systemet, så begynder medlemmerne efterfølgende at foretage indbetalinger.

Automatisk registrering

Hvis man anvender følgende opkrævningsmetoder, så bliver indbetalingerne automatisk afstemt i systemet - dvs. de bliver automatisk registreret på de pågældende opkrævninger:

  • Dankort/Visa/Mastercard (generelt alle betalingskort)

  • Betalingsservice

  • Fysiske indbetalingskort med +71 kodelinje udsendt af Betalingsservice

  • Opkrævningsmails udsendt fra ForeningLet med +71 kodelinje

  • Manuelt afleverede opkrævninger med +71 kodelinje (dvs. I udskriver selv opkrævningerne og afleverer dem til medlemmerne)

Manuel registrering

Hvis en opkrævning bliver betalt via en bankoverførsel (eller afleveret kontant), så bliver indbetalingen ikke automatisk afstemt i systemet. Her skal I selv ind på opkrævningen og foretage en registrering af indbetalingen.

Hvis medlemmet har betalt præcist det opkrævede beløb, så gør man følgende:

  • Vælg »Indbetalinger & debitorer -> Debitorliste«

  • Klik på »Betalt«-knappen ud for den opkrævning som er blevet betalt

Herefter tilknytter systemet en indbetaling på præcis det opkrævede beløb, og markerer opkrævningen som værende betalt.

Hvis medlemmet har indbetalt et skævt beløb, fx for meget eller for lidt, så gør man følgende:

  • Vælg »Indbetalinger & debitorer -> Debitorliste«

  • Klik på ID’et (opkrævningsnummeret) ude til venstre i debitorlisten.

  • Nu vises detaljer for opkrævningen og nede i højre hjørne kan man angive en dato og et beløb.

  • Herefter klikkes på knappen »Registrer ny betaling«.

Udbetalinger / Tilbagebetalinger

Nogle gange er der behov for at kunne lave en udbetaling (tilbagebetaling) til et medlem. Det kan skyldes følgende situationer:

Medlemmet har ved en fejl betalt sin opkrævning 2 gange.

Se »Betalt for meget« nedenfor

Medlemmet har ved en fejl indbetalt et for stort beløb.

Se »Betalt for meget« nedenfor

Medlemmet har betalt det korrekte beløb, men skal have pengene retur - fx fordi et arrangement er blevet aflyst eller man har aftalt at refundere noget af kontingentet.

Se »Opret kreditnota og opret udbetaling« nedenfor.

Betalt for meget

I dette tilfælde skal der blot oprettes en udbetaling til medlemmet på det for meget indbetalte beløb. Det gøres ved at finde opkrævningen frem og så vælge »Opret udbetaling«. Nu indtastes dato for udbetaling og beløb.

Selve udbetalingen skal ske fra foreningens netbank - med mindre det er en kortbetaling eller en betaling foretaget via MobilePay Subscriptions.

Hvis der er tale om en kortbetaling eller en betaling foretaget via MobilePay Subscriptions, så kan beløbet føres direkte tilbage til medlemmet inde fra ForeningLet. Der er dog nogle ting man skal være opmærksom på:

  • Udbetalingen skal ske ud fra den oprindelige opkrævning. Ellers vil pengene rent faktisk ikke blive ført tilbage til medlemmet (også selvom der inde i ForeningLet står at der er lavet en udbetaling).

  • Man kan maksimum tilbageføre det beløb der oprindeligt er indbetalt på den pågældende opkrævning.

  • Hvis det er en kortbetaling:

    • Indbetalingen må maksimum være 1 år gammel.

  • Hvis det er en MobilePay Subscriptions betaling:

    • Indbetalingen må maksimum være 90 dage gammel.

    • Inde i MobilePays administrations-panel skal MobilePay Subscriptions være sat op til »Daily transfers«.

    • Der skal være foretaget indbetalinger via MobilePay Subscriptions samme dag som man forsøger at udbetale. Så hvis man fx forsøger at udbetale 100 kr. til et medlem, så skal der som minium have været indbetalt for 100 kr. via MobilePay Subscriptions samme dag.

Opret kreditnota og opret udbetaling

Hvis en opkrævning er blevet betalt med korrekt beløb, men der alligevel skal ske en udbetaling (tilbagebetaling), så gøres dette via to to trin:

  • Først oprettes kreditnota på det beløb som skal udbetales.

  • Herefter oprettes udbetaling på det beløb som skal udbetales.

Hvis betalingen er sket via kort, så kan pengene føres direkte tilbage til medlemmets kort uden at man skal ind i sin netbank og overføre til fx medlemmets kontonr. (som man så også først ville skulle have indhentet).

Gør derfor følgende:

  • Find opkrævningen frem og gå ind på detaljer for opkrævningen.

  • Klik på den røde knap »Opret kreditnota« i bunden af siden.

  • Angiv beløbet der skal krediteres (og bagefter udbetales). Husk beløbet skal være negativt.

  • Klik på den blå knap »Opret kreditnota«.

  • Vælg nu »Opret udbetaling«.

  • Angiv beløbet der skal udbetales.

  • Hvis opkrævningen oprindelig er betalt med kort, så kan pengene føres direkte tilbage på medlemmets kort uden involvering af netbank.

Beregning af saldo

Systemet holder styr på om et medlem har betalt eller ej. Når et medlem har betalt alt det som er blevet opkrævet, så vil medlemmets saldo være 0. Hvis et medlems saldo ikke er i 0, så skyldes det typisk, at medlemmet ikke har betalt en opkrævning. Nedenfor beskrives i detaljer forskellige situationer omkring medlemmets saldo, og hvad man kan/skal gøre i de forskellige situationer.

Sådan beregnes medlemmets saldo

Det er flere ting som påvirker medlemmets saldo:

  • De opkrævninger som oprettes til medlemmet

  • De indbetalinger som medlemmet foretager

  • De krediteringer som oprettes til medlemmet

  • De udbetalinger som oprettes til medlemmet

Et kontoudtog for medlemmet kan ses under medlemmets detaljer i fanebladet »Opkrævninger«. Her kan man vælge »Flere muligheder -> Vis kontobevægelser« og så ser man en liste over de ting som er sket med medlemmets saldo over tid.

Standardsituationen

Hvis der oprettes en opkrævning til et medlem på eksempelvis 200 kr., så vil medlemmet have et udestående på 200 kr. Altså skylde 200 kr. Når medlemmet indbetaler 200 kr. (fx via Netbank, +71 kodelinje, Dankort, Betalingsservice, etc), så går medlemmets saldo i nul.

Det er lige efter bogen, og disse medlemmer er nemme håndtere, da man ikke selv skal gøre noget ekstra.

Kreditering/annullering af opkrævning

Hvis der oprettes en opkrævning på 200 kr. til et medlem, og medlemmet af den ene eller anden grund ikke skal betale denne opkrævning (fx hvis medlemmet er udmeldt/skal udmeldes), så kan man annullere opkrævningen. I dette tilfælde oprette systemet et annulleringsbilag på 200 kr., og dermed går medlemmets saldo i nul.

Man kan også oprette en kreditnota på 200 kr. som efterfølgende kan afleveres til medlemmet. Det giver samme resultat som at annullere opkrævningen.

Sådan oprettes en kreditnota:

  • Find opkrævningen frem og gå ind på detaljer for opkrævningen.

  • Klik på den røde knap »Opret kreditnota« i bunden af siden.

  • Angiv beløbet der skal krediteres. Husk beløbet skal være negativt. Og det kan evt. være et delbeløb af det oprindelige beløb.

  • Klik på den blå knap »Opret kreditnota«.

Medlem indbetaler for lidt

Hvis et medlem opkræves 200 kr. men kun indbetaler 150 kr., så mangler der 50 kr. i det samlede regnskab. Medlemmet skylder altså stadig 50 kr.

Hvis medlemmet har indbetalt 150 kr. fordi det opkrævede beløb på 200 kr. var forkert, og medlemmet rent faktisk kun skulle betale 150 kr., så opretter man en kreditnota på 50 kr. Så vil medlemmets saldo efterfølgende gå i nul.

Medlem indbetaler for meget

Hvis et medlem opkræves 200 kr., men af én eller anden årsag indbetaler 300 kr., så har medlemmet betalt 100 kr. for meget, og har dermed et tilgodehavende på 100 kr. I dette tilfælde kan man oprette en udbetaling til medlemmet på 100 kr., hvilket medfører at saldoen går i nul. Selve den fysiske udbetaling af de 100 kr. kan fx gøres via en bankoverførsel til medlemmet.

Nogle medlemmer får ved en fejl indbetalt en opkrævning to gange. I dette tilfælde kan man også lave en udbetaling til medlemmet, og så vil medlemmets saldo gå i nul.

Man kan også lade være med at gøre noget, og næste gang der dannes i masseopkrævning hvor dette medlem bliver opkrævet, så kan systemet automatisk modregne det for meget indbetalte beløb i den nye opkrævning.

Læs mere om udbetalinger under Udbetalinger / Tilbagebetalinger

Medlem opkræves og indbetaler, men skal have pengene retur

Man kan også komme ud for at et medlem bliver opkrævet fx 200 kr. og indbetaler dette beløb. Efterfølgende finder man ud af, at medlemmet skal have pengene retur (fx udmeldt eller lignende), og så skal man gøre følgende to ting:

  • Oprette en kreditnota til medlemmet.

  • Oprette en udbetaling til medlemmet.

Herefter vil medlemmets saldo gå i nul. Hvis opkrævningen er betalt med betalingskort, så kan selve tilbagebetalingen af pengene ske direkte fra systemet og ind på det kort som medlemmet brugte til at betale med. Dermed undgår man at skulle lave et bankoverførsel til medlemmet. Men det gælder som sagt kun indbetalinger foretaget med et betalingskort.

Læs mere om udbetalinger under Udbetalinger / Tilbagebetalinger

Nulstilling af saldo

Hvis et medlem har en saldo - fx enten har betalt for meget eller har betalt for lidt - så findes der en funktion til at nulstille saldoen. Funktionen kan nulstille saldo på mange medlemmer på én gang.

Bemærk at funktionen kun er synlig, hvis man ikke bruger moms på opkrævninger.

Funktionen findes under »Indbetalinger & debitorer -> Saldoliste«.

Her kan man sætte hak/flueben ud for de medlemmer, hvis saldo man ønsker at nulstille, og når man har sat det første hak, så dukker der en blå knap lidt oppe i skærmbilledet ved navn »Nulstil saldo på valgte medlemmer«. Klik på knappen for at nulstille saldo på de valge medlemmer.

Denne operation påvirker ikke bankkontoen. Så der vil ikke ske registering af nogle indbetalinger eller udbetalinger på de valgte medlemmer. Der vil blot blive oprettet en opkrævning (hvis foreningen skylder medlemmet penge) eller en kreditnota (hvis medlemmet skylder foreningen penge).

Hvis en saldo på et medlem ikke er 0, og det skyldes at der skal betales nogle penge tilbage til medlemmet, eller at medlemmet rent faktisk skal betale sit udestående, så skal man ikke bruge denne funktion, men læs i stedet mere under Beregning af saldo.

Moms

Systemet understøtter moms på opkrævninger. Som udgangspunkt er moms ikke slået til, da de fleste foreninger ikke har moms på deres opkrævninger.

Hvis moms skal være en mulighed på opkrævninger, så kan det aktiveres på følgende vis:

  • Vælg »Opsætning -> Opkrævninger -> Moms på opkrævninger«.

  • Sæt hak i »Vis moms på opkrævninger«.

  • Angiv momsprocent. Typisk 25,00.

  • Vi anbefaler at man herefter sætter hak i »Eksklusive« ud for »Er priserne i systemet inklusive eller eksklusive moms«.

  • Vi anbefaler at man herefter sætter hak i »Ja« ud for »Skal det være muligt at specificere opkrævningslinjer både med og uden moms«.

Det er den mest fleksible opsætning.

Nu kan man - på opkrævninger der oprettes efter denne opsætning er foretaget - angive om der skal beregnes moms på opkrævninger. Det gælder både når man opretter en opkrævning enkeltvis via »Enkeltopkrævninger -> Opret ny enkeltopkrævning«, samt når man opretter masseopkrævninger og/eller aktiviteter (dvs. arrangementer og medlemskaber) som kan købes.

Donationer

ForeningLet kan hjælpe med at holde styr på donationer. Systemet kan lave et donationsregnskab, hvor der opgøres hvor mange penge en person har doneret i løbet af et år. Systemet hjælper med at indsamle CPR-numre fra de personer som laver donationer. Det sker når personen laver donationen via medlemsportalen. Donationsregnskabet sparer mange timers arbejde i forhold til at skulle indberette disse oplysninger til SKAT.

Læs mere om donationer under Donationer

Sponsorkonto

Systemet kan hjælpe med at holde styr på medlemmer, som har fået tildelt et sponsorat der fx kan bruges på stævnetilmeldinger eller lignende der udbydes via medlemsportalen.

Som eksempel kan nævnes følgende: En forening har modtaget 5.000 kr. fra en sponsor. De 2.000 kr. er øremærket til medlemmet Søren Sørensen. Disse 2.000 kr. kan tildeles til medlemmet via systemet, og medlemmet kan herefter vælge at bruge sine sponsorpenge, når der laves en tilmelding til fx et stævne, som koster medlemmet fx 500 kr.

Hvis medlemmet vælger at bruge 500 kr. på et stævne - i stedet for at betale de 500 med fx dankort - så vil medlemmets sponsor-saldo efter denne tilmelding være på 1.500 kr.

Bruger man også regnskabsmodulet i systemet, så vil alle transaktioner der vedrører dette blive bogført på en særlig konto i regnskabet, så foreningen altid har styr på hvor meget der er brugt, samt hvem der har brugt det og hvad det er brugt til.

Man kan naturligvis også få en oversigt over sponsor-forbrug uden brug af systemets indbyggede regnskabsmodul.

Kontakt os for at få sponsorkonto op.

Indsæt midler

Når sponsorkonto er sat op, så kan man indsætte midler på et medlems konto. Det gøres på følgende vis:

  • Gå ind på stamdata på medlemmet.

  • Vælg fanebladet »Opkrævninger« oppe til højre/midten.

  • Vælg »Flere muligheder -> Indsæt sponsormidler«.

  • Angiv dato og beløb.

Nu bliver det valgte beløb krediteret (sat ind) på medlemmet, og medlemmet har nu nogle sponsormidler som kan forbruges.

Forbrug af midler

Medlemmerne bruger typisk deres sponsormidler ved at købe ydelser via medlemsportalen. Her kan et medlem vælge at betale via midler på sponsorkontoen i stedet for fx at lave en kortbetaling.

Man kan også lave en opkrævning direkte til medlemmet, som bruger af sponsormidlerne. Det gøres på følgende vis:

  • Vælg »Enkeltopkrævninger -> Opret ny enkeltopkrævning«

  • Vælg det medlem som skal opkræves.

  • Hvis systemet foreslår en aktivitet som skal opkræves, så kan man vælge at tage udgangspunkt i dette, men man kan også oprette en tom opkrævning.

  • Nu vises detaljer for selve opkrævningen, og her er det vigtigt at der i »Kategori« vælges »Sponsorkonto«.

  • Det er også vigtigt at det er positive beløb som opkræves - ellers vil det opkrævede beløb blive tilskrevet medlemmets sponsorkonto i stedet for at blive hævet fra medlemmets sponsorkonto.

  • Overvej også om opkrævningsmetode skal sættes til »Manuelt«, da et medlem ofte ikke skal modtage en opkrævning, som bliver betalt via sponsormidler.

  • Resten af opkrævningen tilpasses/udfyldes, og oprettes - men sendes givetvis ikke - til medlemmet.

Nu bliver medlemmets sponsorkonto nedjusteret med det opkrævede beløb.

Oversigt over sponsormidler

Når sponsorkonto er sat op, så er der et ekstra menupunkt ved navn »Sponsorkonto« i menuen til venstre og her kan man altid få et overblik over, hvilke medlemmer der har sponsormidler på deres konto samt hvilke medlemmer der har brugt af deres sponsormidler. Man kan afgrænse søgningen til en bestemt periode.

Sprog i opkrævninger

De opkrævninger som udsendes via email kan vises på forskellige sprog. Følgende sprog er understøttet:

  • Dansk

  • Engelsk

  • Tysk

  • Færøsk

Det sættes op på følgende vis. Først skal feltet »Sprog i opkrævning« gøres synlig. Det gøres under »Opsætning -> Medlemmer -> Opsætning af medlemsfelter«, hvor der skiftes til »Ja« ud for »Sprog i opkrævning«.

Dernæst skal man ind på de medlemmer, hvor man ønsker at opkrævningen skal vises på et andet sprog end dansk, og så vælge fx »Engelsk« eller »Tysk«.

Vær opmærksom på at de tekster I selv anvender på opkrævningerne - fx medlemskab eller kontingent - eller lignende ikke bliver oversat. Det er kun de faste tekster på opkrævningen som bliver oversat. Fx forfaldsdato, fakturanr. og så videre.

OIOUBL og Peppol BIS

ForeningLet understøtter fremsendelse og modtagelse af opkrævninger og kreditnotaer i formaterne OIOUBL og Peppol BIS.

For at kunne sende fakturaer og kreditnotaer kræves der ikke noget ekstra opsætning andet end I skal oplyse jeres registeringsnummer og kontonummer. Med mindre I har en aftale med Betalingsservice, hvorefter opkrævninger automatisk bliver påført en +71-kodelinje, og dermed bliver indbetalingen også helt automatisk indlæst og afstemt i systemet.

Hvis I ønsker at kunne modtage fakturaer og kreditnotaer på fx et EAN-nummer, så skal I kontakte os, og vi hjælper jer herefter med at blive oprettet til at kunen dette.